關於 商務email的結構化 寫作 法 ，我們在網路上蒐集到這些相關的討論、資訊與評價

【在職場，寫了Email卻得不到回信？有時候，對方其實在等你給他 #回信的理由】

對於經常要撰寫英文書信的職場人來說，無論是開發或者聯絡，你是否準確的表達，常常決定了對方是否要回覆，也決定了客戶是否認同你。

之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問，他說一週前，他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫，但對方遲遲沒有回覆，眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了，到時認證要是沒拿到，公司就不能賣相關產品，造成公司財務損失...

像經理這樣有求於人，卻又等不到回覆的情境，你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢？明明這些要求都很簡單啊，明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已，手指頭在鍵盤敲個幾下，就可以回信了不是嗎？為什麼都過了一週，卻還沒有消息呢？

其實，我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧，而是「#沒有理由(no reason)」，意思就是：有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事，但卻都沒解釋「為什麼」，看得他滿頭問號，覺得「我有義務做這些事嗎？」應該沒有很急吧？有時甚至遇到要求涉及機密，更讓他不知所措，乾脆統統不回，收件匣裡一堆信不知如何整理。

這邊舉一個容易被已讀不回的句子：

Could you please send me the latest figure by Jan 11?（可以請你在1月11之前寄給我報告嗎？）

文法正確，但字面上因為少了「為什麼」的解釋，無法令人感受到回信的「急迫性」！

這時只要善用 so that（如此一來），在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」，例如，對方只要回信就能：解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等，對收件者「明示」若不早點回信，可能會造成的影響是什麼。

比方說：Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?（請在1月11日之前寄回報告，如此一來我們才能在截止日期前完成測試。）

看完 so that 之後的原因後，收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的，自然就會加速回信囉！

所以，想要加速對方回信，其實很簡單！就是：給對方一個理由，告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。

在英文聽說讀寫中，「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧！因為不用面對面即時回應，我們有充足的時間，可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神，還有其他各類工具來幫助我們。

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前陣子因為遠端工作，使用Email的情境大增，因此有不少學員來求助該如何寫好Email。

可能有些人會覺得：「這有什麼難的？不就是把想講的話寫出來就好了嗎？」

可是我得說，職場上最常用，但也最容易得罪人的工具，就是Email了。

這其中原因有兩個：

原因一，文字這東西，沒有表情也沒有語調。

因為大部分人在閱讀時都會加入自己的語調與語感，所以很容易會覺得對方寫的東西冷冰冰、不禮貌、不周延、或是措詞強硬而生氣。

但大部分的時候，寫的人往往還以為自己寫得信是毫無問題，可讀的人卻是氣得半死。

原因二，信件還是有信件的禮節。

只是我們從小誰也沒人教過我們Email的禮儀。私人寫信時，開頭跟結尾常常任意亂寫。段落也往往任意配置，反正朋友看得懂也就是了，但職場工作可就無法如此了。

而讓這狀況更雪上加霜的，是你要寫的Email對象如果是得透過英文，那其中可以得罪人的地方恐怕就又放大十倍了！！因為一個錯誤用詞，就可能讓別人不悅。

更何況你可能寫起來詞不達意，或是冗長複雜讓人看了不知所云。

但在英文的聽說讀寫中，我們認為「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧！

因為不用面對面即時回應，我們有充足的時間，可以利用平常蒐集的句型、結構、Google大神，還有其他各類工具來幫助我們。

因此我們開設了這堂【商務Email的結構化寫作法】，希望透過這堂課來教大家怎麼寫好英文的Email。

我們希望透過這堂課來教會大家幾個事情。

1. Email不是寫小說，而是有公式的。無論你是要報告進度、告知問題、尋求解答、獲得共識，都有標準的組合方式。

你如果把這公式背下，你上班會輕鬆很多，而且可以寫出易讀並清楚的信件，讓你容易溝通、容易建構共識。

而且這套公式，中文的商務信件也能適用。

2. 英文書信上到底該怎麼寫的周延，讓你順利避開那些常見的錯誤用字用詞。

3. 理解該有的Email互動禮節。讓你文字得體，行為也周延。

能把Email寫的通情達意，條理清晰，甚至能提供明確的決策建議，不光能在國外主管眼中留下好印象，所有跨國團隊看過你Email，都會在無形中對你的專業印象加分，這絕對是CP值最高的方法。

所以，如果你需要面對海外的客戶或供應商，常常要透過Email來溝通、說服、與報告進度的朋友，歡迎你來參加這一堂【商務Email的結構化寫作法】，應該對你的職涯會很有幫助的！！
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職場上最常用，但卻也最容易得罪人的工具，我個人覺得必然是Email這東西了。

雖然Email很多人可能從很小就在用了，但我得說，人的能力常常未必會跟年紀成正比。

其中有兩個原因，讓Email很容易出包。

原因一，文字這東西，沒有表情也沒有語調，所以大部分人在閱讀時都會加入自己的語調與語感。於是很容易會覺得對方寫的東西冷冰冰、不禮貌、不周延、或是措詞強硬而生氣。如果你真刻意是打算要激怒對方，那對方生氣倒也算是「求仁得仁」無話可說。但大部分時候，寫的人往往自己是不知不覺，還以為自己寫得信是毫無問題，但偏偏讀的人是氣得半死。

原因二，信件還是有信件的禮節。只是我們從小誰也沒人教過我們Email的禮儀。私人寫信時，開頭跟結尾常常任意亂寫。段落也往往任意配置，反正朋友看得懂也就是了。但職場工作可無法如此。

此外，職場還有政治與倫理的考量。若一點小事就CC給所有長官，或是BCC卻被別人發現等等，都可能造成對方面子上的難堪，反非要跟你辯出個你死我活。

而讓這狀況更雪上加霜的，是你要寫的Email對象如果是得透過英文，那其中可以得罪人的地方恐怕就又放大十倍了！！因為一個錯誤用詞，就可能讓別人不悅。更何況你可能寫起來詞不達意，或是冗長複雜讓人看了不知所云。

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這也是為何我們會覺得必須要開一堂課，來教上班族怎麼寫英文的Email。

我們希望透過這堂課來教會大家幾個事情。

1. Email不是寫小說，而是有公式的。無論你是要報告進度、告知問題、尋求解答、獲得共識，都有標準的組合方式。你如果把這公式背下，你上班會輕鬆很多，而且可以寫出易讀並清楚的信件，讓你容易溝通、容易建構共識。

2. 英文書信上到底該怎麼寫的周延，讓你順利避開那些常見的錯誤用字用詞。

3. 理解該有的Email互動禮節。讓你文字得體，行為也周延。

所以，如果你需要面對海外的客戶或供應商，常常要透過Email來溝通、說服、與報告進度的朋友，歡迎你來參加這一堂【大人學英文：商務Email的結構化寫作法】，應該對你的職涯會很有幫助的！！

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