關於 i am writing to reply your email ，我們在網路上蒐集到這些相關的討論、資訊與評價

[tips] [soft skill] [sharing]
LÀM THẾ NÀO ĐỂ VIẾT EMAIL HIỆU QUẢ? (phần 1)

Một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất hiện nay đó là kỹ năng giao tiếp, và sử dụng email cũng là một phần của kỹ năng giao tiếp đó. Tuy nhiên, nhiều bạn trẻ vẫn chưa biết cách sử dụng email để truyền đạt thông tin đúng mực và đúng cách. Hôm nay mình đọc được 1 bài viết rất hay của bạn Hà My - sinh viên đại học Cambridge, về cách viết email nên share cho các bạn nè! Cùng đọc và rút kinh nghiệm nhé!
_____________________________
LOẠI 1: Request for information (liên hệ/hỏi thông tin)

Đây là loại email được sử dụng phổ biến khi nhu cầu tìm kiếm thông tin là không bao giờ thừa. Mình có 2 ví dụ dưới đây để các bạn thấy được những thông tin mình cần đưa vào email này là gì nha:

Ví dụ 1: Khi mình cần viết email cho giáo sư xin cơ hội thực tập ở bậc cử nhân (có thể là trong và ngoài nước)

Subject: Possible undergraduate research oppotunities/ Enquiry for a funded internship in
Dear Professor Professorson (cái này là mình nhớ lại lúc xem Community =)) )
My name is <…> and I am a at . In my introductory and upper-level coursework, I have developed a passion for science. I am extremely interested in pursuing independent research as an undergraduate (Giới thiệu qua về bản thân).
I am writing to ask about opportunities for doing research in your lab this summer. (Câu hỏi rõ ràng ngay từ đầu)
I am personally greatly interested in < research area>. Recently, I read and was intrigued by your journal article <”Title”> hoặc . In particular, I found it amazing that . (Thông tin nền)
I have come across your website, and was very impressed with you have done in this field. Therefore, I would like to get involved in a short-term project in your lab and would ultimately allow me to (Thêm chi tiết).
Would you be available sometimes this week to discuss your and my research interests? I would also be happy to volunteer in your lab for a few weeks before we commit to anything to see if this is a good match. I have attached my transcript and CV for your reference. (Câu hỏi phụ + Nguyện vọng)
I look forward to hearing from you soon.
Thank you for your consideration,
Sincerely,

(Kết thư lịch sự)

Ví dụ 2: Mình cần viết email xin thông tin về phòng ốc trong trường để tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên

Subject: Availability of the Dining Hall on October 5
Dear Alyce,
My name is Mimy, an Entertainments Officer of the DCSA (giới thiệu qua về bản thân).
I would like to know if our Dining Hall is available on Saturday, October 5 (Câu hỏi rõ ràng ngay từ đầu)
We are organising a Freshers’ BOP to welcome all new students to Darwin Collegethis academic year (Thông tin nền).
The party will be between 9 pm- 1 am with live music, aimed at reaching 400 students. I feel sure that the Dining Hall would be perfect for that (Thêm chi tiết).
If possible, may we book the room on that day from 2 pm? We need a few hours before to put on decorations and set up the main stage. (Câu hỏi phụ + nguyện vọng).
I look forward to hearing from you soon.
Many thanks,
Mimy
(Kết thư lịch sự)

LOẠI 2: Reply to request for information (trả lời email yêu cầu thông tin)
Sẽ khá mất thời gian nếu chúng ta cần gửi email qua lại nhiều lần cho một vấn đề. Do đó, chúng mình cần lưu ý trả lời đúng và đủ những câu hỏi nhận được.

Ví dụ 3: lần này sẽ là câu trả lời từ mình dành cho một ban nhạc gửi ngỏ ý muốn biểu diễn ở trường mình và biết thêm thông tin về lịch diễn.

**Subject: **Play at Darwin May Ball 2020
Dear Shake The Tail Feather,
Thanks for reaching out! We enjoyed your performance at the Big Auditions Weekend at Jesus College and are currently working how different acts could fit into our line-up (Cám ơn người gửi).
I’m delighted to say that we would love to have you play for our ball this year, which is on Friday, June 19 (Trả lời câu hỏi).
Currently, there is one slot available from 10 pm-11 pm, on the main stage. We will provide you with Drum kit, Piano keyboard, Guitar amp, Bass amp and the PA system. How does it sound to you? In term of a quote, I can either offer discounted tickets to the ball or pay in cash/cheque after the gig? (Bổ sung thêm thông tin/tài liệu).
Let us know what you think and happy to discuss further details! (Thiện chí cho các email sau)
Best wishes,
Mimy
(Kết thư lịch sự)

Nguồn: My Pham

❤ Tag và chia sẻ bài viết đến bạn bè em nhé ❤
#HannahEd #duhoc #hocbong #sanhocbong #scholarshipforVietnamesestudents

I think, the first thing that every university student has to learn, is how to properly use email.

(0) Check email. “But I’m not used to use email” is not an excuse. I am not used to help students who do not read email announcements too.

(1) Name the person you are writing to. Teachers have names just like you.

(2) Name yourself. Teachers teach more than one human being.

(3) Don't send WhatsApp-like messages. I am pretty sure that you are not very high up in your teachers' friend list.

(4) Do not urge the teachers to reply. This is the worst offence and it shows that you have ZERO knowledge about why email still exist today. Emails are meant to be a slower way to communicate, because that gives everyone time to digest and come up with a efficient reply, instead of

"hi
Ive a question
in the notes
it say blah blah blah
1st page
i don't understand
how do you do blah blah blah
i want to ask
thx"

I try to not sound like an old seafood. But I think sometimes people behave as seafoods for a reason which is not always bad.

辦公室英文2: email

1. I am writing to confirm /enquire/inform you…
我寫信是要確認/詢問/通知你…

2. I am writing to follow up our earlier decision on the marketing campaign in Q2.
我寫信來追踪/跟進我們之前對於第二季度營銷活動的決定…

3. With reference to our phone conversation today…
關於我們今天在電話中的談話…

4. In my previous e-mail on October 5th…
先前在10月5日所寫的信…

5. As I mentioned earlier about…
如我先前所提及關於…

6. As indicated in my previous e-mail…
如我在先前的信中所提出…

7. As we discussed on the phone…
如我們上次在電話中的討論…

8. From our decision at the previous meeting…
如我們在上次會議中的決定…

9. As you requested/per your requirement…
按照你的要求…

10.In reply to your e-mail dated April 1,we decided…
回答你在4月1日寫的信,我們決定…

歡迎分享