【在職場,寫了Email卻得不到回信?有時候,對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說,無論是開發或者聯絡,你是否準確的表達,常常決定了對方是否要回覆,也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問,他說一週前,他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫,但對方遲遲沒有回覆,眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了,到時認證要是沒拿到,公司就不能賣相關產品,造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人,卻又等不到回覆的情境,你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢?明明這些要求都很簡單啊,明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已,手指頭在鍵盤敲個幾下,就可以回信了不是嗎?為什麼都過了一週,卻還沒有消息呢?
其實,我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧,而是「#沒有理由(no reason)」,意思就是:有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事,但卻都沒解釋「為什麼」,看得他滿頭問號,覺得「我有義務做這些事嗎?」應該沒有很急吧?有時甚至遇到要求涉及機密,更讓他不知所措,乾脆統統不回,收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子:
Could you please send me the latest figure by Jan 11?(可以請你在1月11之前寄給我報告嗎?)
文法正確,但字面上因為少了「為什麼」的解釋,無法令人感受到回信的「急迫性」!
這時只要善用 so that(如此一來),在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」,例如,對方只要回信就能:解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等,對收件者「明示」若不早點回信,可能會造成的影響是什麼。
比方說:Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?(請在1月11日之前寄回報告,如此一來我們才能在截止日期前完成測試。)
看完 so that 之後的原因後,收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的,自然就會加速回信囉!
所以,想要加速對方回信,其實很簡單!就是:給對方一個理由,告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
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#回不完的email #簡單又不失禮貌的回覆
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00:36 關於信件的結尾祝詞
02:00 關於信件的開頭寫法
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2019一溜煙又要結束了
今年讓我最印象深刻的是這一趟墨爾本旅行
9月去的,11月才上片,哈
澳洲人最愛講TA表示thank you
我覺得好可愛
今年讓你最印象深刻的事是什麼呢?
留言!
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Claire是誰?
我是英語雜誌的總編輯
我從2013年開始在商業週刊、工商時報撰寫英文學習專欄
我最喜歡的讀物是:英語教學書籍
2019年我決定讓雜誌內容活躍在社群平台上
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