Excel的SUMIF函數可以依照條件加總數值。本影片以應收帳款餘額表為範例,介紹萬用字元、金額大小、陣列公式、極大值錯誤值作為特殊條件加總的進階用法。
同時也有117部Youtube影片,追蹤數超過2萬的網紅呂聰賢,也在其Youtube影片中提到,呂聰賢...
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呂聰賢
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► 內容綱要 (影片有提供 CC 中文字幕喔)
00:00 開場白
00:25 建立表單
01:08 新增選擇題
02:05 李克特量表
03:46 問卷答案數值化
05:01 使用 Power Query 進行資料整理
07:36 建立資料模型
08:25 建立樞紐分析表
10:28 滿意度圖表製作
► 影片中操作的軟體版本:
Microsoft 365 https://tinyurl.com/ya7b4v9o
► 練習檔下載:
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載點二: https://share.weiyun.com/otW3gRN3
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EXCEL-不規則資料整理
先前寫過一篇分享文,是關於成本結算異常訊息的資料剖析,當時的範例很
簡單,只要一次剖析、或者套用一次函數,效果就出來了。不過,範例往往
簡單,真實世界往往複雜,資料有些相同的特性,我們可以歸納統計,才能
一個招式用到底。當系統跑出來的報表或是別人給的資料,不是那麼完美,
沒有明顯統一的規則可循的時候,的確是有點麻煩,因為Excel函數需要的是
規則,我們唯一能做的,就是儘量在其中找到規則,也許不是統一適用的規
則,是雜七雜八的、東一塊西一塊的,這也行,找到一塊是一塊,畢竟只要
能夠省時省力,就值得一試。
圖文參考:
https://www.b88104069.com/archives/2226
一、到手的資料很令人無言,看起來很亂,想要分門別類先行整理,但似乎
用剖析或函數都沒辦法一次解決。
二、通常,我拿到這種東西第一個直覺反射:「排序」。管它有多亂,先排
序看看!
三、按下「排序」指令,跳出來的視窗很容易理解,以「異常狀況」這一欄
為基準,依照字母順序重新排列,注意到右上角有個「我的資料有標題」。
四、當我們的選取範例第一行是標題,就可以像剛才那樣排序,如果資料本
身沒有標題列,例如我們只是選取報表中間一段的範例,這時候就要把「我
的資料有標題」的勾勾點掉,排序方式就會便成Excel欄位,注意到「排序對
象」的值預設為儲存格內容,但其實也有其它選項,一般用到最多的還是預
設的「值」,但不排除其它選項有用到的情況,多知道一點總是好的。
五、果然排序之後,資料開始有點模樣出來了,上面開頭都是料號,統一為
七碼,這個就很容易剖析了,下面是文字開頭,不過也正因為如此,剛好已
經依照成本結算的錯誤類型歸類了。
六、有些時候我們沒有要剖析,只是想在一堆混雜之中,找出具有特定內容
的資料,這時候「篩選」是我們最好的朋友。
七、隨著微軟持續改版Excel,「篩選」這個老指示越來越強大,除了傳統的
「文字篩選」,還可以「依色彩篩選」,在這裡我們想要找出某種類型的錯
誤訊息,所以用「包含」。
八、包含「工單已入庫」,注意到這裡可以多重條件,「且」、「或」,
Excel還很貼心說明了「?」(單一萬用字元)和「*」(萬用字元)。
九、不錯吧,輕輕鬆鬆,Excel管家幫我拎出我要的東西了。
十、像成本異常檢核表這種東西,每個月都要來一次,資料很多很雜,但基
本上大同小異,就是那幾種,所以如果能夠找到大致上的規則,也是很方便
用函數處理的,如圖所示:「=MID(B2,8,2)」,一次解決!
十一、工具不嫌多,再多介紹一個:「=SEARCH("工單已入庫",B2)」。「
SEARCH」這個函數的官方說明:「在某個文字字串內找到另一個文字字串,
並傳回該文字字串在第一個文字字串中的起始位置。」,在我們的例子裡,
顯示結果是「8」,表示「工單已入庫」出現在「B2」的第8個位置。找不到
這個字串時,會顯示「#VALUE!」。
十二、像這種情況,還可以搭配「IFERROR」函數:「=IFERROR(SEARCH("工
單已入庫",B2),SEARCH("結案工單依轉出",B2))」,表示如果第一個找不到
,就找第二個,這樣是兩層的IF邏輯結構,還可以再繼續套,三層、四層,
端視實務上遇到的情況囉。
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