+++ แนะนำ เครื่องมือสำหรับการทำงานแบบ Work From Home +++
Work From Home ที่ดี คงหนีไม่พ้นที่จะต้องพึ่งเครื่องมือ หรือเทคโนโลยีต่างๆ เพื่อเอามาใช้ในการทำงาน โดยในวันนี้ทีมงาน NOWASU.CO ขออาสามา แนะนำ เครื่องมือสำหรับการทำงานแบบ Work From Home ให้กับทุกคนที่กำลังมองหาเครื่องมือดีๆ ใช้งานง่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในด้านการทำงานให้มากที่สุด จะมีอะไรบ้าง?? ลองมาดูกัน ….
_____________________
#ด้านการสื่อสารประชุมติดต่องาน
#Zoom
Zoom คือ หนึ่งในเครื่องมือที่มีการพูดถึงมากที่สุดในตอนนี้ สำหรับเอามาใช้ในการทำงานแบบ Work From Home ซึ่ง Zoom จะเป็นโปรแกรมที่ช่วยให้เราสามารถพูดคุยสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงการประชุมสายหลายๆคนได้ในเวลาเดียวกัน โดยมีฟีเจอร์ยอดนิยมอย่างการวีดีโอคอล สิ่งที่ทำให้ แอดจีดี ชอบ Zoom คือการที่ เมื่อคนใดพูดขึ้นมา หน้าจอจะแสดงผลใบหน้าคนนั้น สลับไปมา ตามเสียงที่มีการพูดขึ้นมา ทำให้ไม่ซับสนว่าใครกำลังพูดอยู่ในขณะนั้น
#Slack
Slack คือ อีกเครื่องมือนึงที่เอาไว้พิมพ์แชทสื่อสารงานหากัน โดยสามารถแบ่งประเภทเนื้อหาที่จะพูดคุยกันได้อย่างเฉพาะเจาะจง ไม่ งง หากต้องการคุยงานเฉพาะโปรเจคนั้นๆ ก็สามารถสร้างกลุ่มขึ้นมาได้เลย จริงๆก็คล้ายกับ Line นั้นแหละ แต่ข้อเสียของ Line คือ เมื่อเวลาผ่านไปสักพัก บางเนื้อหา หรือไฟล์งานที่ส่งไปก็จะไม่สามารถเปิดขึ้นมาใช้งานได้ เนื่องจากหมดอายุการใช้งาน แต่สำหรับ Slack หายห่วงเรื่องนี้ได้เลย เพราะเราสามารถค้นหาข้อมูลเก่าๆขึ้นมาได้ตลอด ไม่ว่าเวลาจะผ่านไปนานแค่ไหน จะอยู่บนแชทนานขนาดไหน ก็สามารถเปิดขึ้นมาโหลดใหม่ได้
#Telegram
Telegram คือ โปรแกรมสำหรับแชทพูดคุยสื่อสารกันภายในทีม หรือตัวบุคคลต่อบุคคล Telegram มีการใช้งานอยู่ 2 แบบ คือ คุยแบบทั่วไป กับคุยแบบปลอดภัยสูง (Secret Chat) ตัว Telegram มีความคล้ายกับ WhatsApp, Facebook Messenger และ LINE คือเอาไว้พูดคุยโดยเฉพาะ ข้อดีคงไม่ต้องพูดถึงกัน มันก็เหมือนโปรแกรมแอพแชททั่วไป แต่ที่แน่ๆ Telegram ไม่มีโฆษณา!! เรื่องของความเร็ว Telegram มีความเร็วกว่าแอพตัวอื่นๆอย่างมาก สามารถเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ไว้ภายในแชทได้โดยที่ไม่หายไปไหน สามารถเปิดเข้าไปดู หรือโหลดใหม่ได้ตลอดเวลา ต่างกับ LINE ที่หมดอายุไฟล์ตลอด….ข้อดียิ่งกว่าของ Telegram คือ ด้านความปลอดภัยเช่น การแชทแบบปลอดภัยสูง (Secret Chat) สามารถย้อนดูแชทเก่าๆได้ ถึงแม้จะเปลี่ยนเครื่องไปแล้วก็ตาม ตัว Telegram เองถึงกับได้รับการแนะนำจาก เอ็ดเวิร์ด สโนว์เดน (Edward Snowden) เจ้าพ่อผู้เปิดเผย ความลับของรัฐบาลสหรัฐฯ เรื่องความปลอดภัยทางไซเบอร์ ที่รัฐบาลสหรัฐฯ เคยแอบดักฟัง และเปิดกล้องจากคอมพิวเตอร์ของประชาชน ออกมาแนะนำแอพแชท Telegram นี้ว่ามีความปลอดภัยมากที่สุดในโลก
_____________________
#ด้านการอัพเดทงานวางแผนโปรเจคต่างๆ
#Asana
Asana คือ เครื่องมืออันดับแรกๆที่ แอดจีดี ใช้ในการกรอกข้อมูลงานในแต่ละวันว่าทำอะไรไปบ้าง สามารถอัพเดทโปรเจคงานต่างๆได้ กำหนดเวลาได้ กำหนด Loop งานไหนที่ทำซ้ำๆได้ทุกวัน โดยไม่ต้องมานั่งกรอกใหม่ตลอดเวลา Assign งานหาเพื่อนในทีมได้อย่างง่ายดาย ที่เด่นๆ และทำให้ แอดจีดี ชอบมากคือ สามารถอัพโหลดไฟล์งานที่มีขนาดใหญ่มากๆลงไปใน Asana นั้นๆได้ไม่มีกระตุกสักนิด วางไทม์ไลน์งานแต่ละโปรเจคได้ เมื่อทำงานไหนเสร็จก็สามารถกด Complete งานชิ้นนั้นๆได้ แต่ไฟล์งานก็ยังอยู่ข้อมูลแต่ละวันก็ยังอยู่ เพียงแต่มันจะย้ายไปอยู่ Calendar ของแต่ละวันเท่านั้นเอง
#Trello
Trello คือ เครื่องมือที่ช่วยระบุการทำงานของแต่ละคน รวมถึงสมาชิกภายในทีม ว่ามีการทำงานในแต่ละวันอะไรบ้าง มีโปรเจคอะไรบ้างที่จะต้องทำในวันต่อไป หรืออนาคต สามารถกำหนดการ์ดหัวข้องานแต่ละงานได้ จริงๆแล้ว แอดจีดี ใช้ Trello มาตั้งแต่ปี 2018 แล้วแต่อาจจะยังไม่ค่อยตอบโจทย์สักเท่าไหร่ จึงหันมาใช้ Asana มากว่า เพราะใช้งานง่ายไม่ งง หลักการทำงานของ Trello มีลักษณะคล้สยกับ Asana เลย อยู่ที่ว่าแต่ละทีม หรือแต่ละคนถนัดแบบไหนมากกว่า ใครใช้อะไร?? ลองมา comment บอกได้นะ
#GoogleCalendar
Google Calendar คือ อีกหนึ่วงเครื่องมืออันดับต้นๆของเครื่องการนัด การจัดเวลาในการประชุม หลายๆบริษัทใช้เครื่องมือนี้ในการนัดพูดคุยสื่อสารกัน สามารถกำหนดเวลา ช่วงเวลาได้ ส่วนใหญ่ Google Calendar ใช้ร่วมกับ Gmail เพื่อส่งไปหาบุคคลที่ต้องการจะนัดเวลาร่วมกัน Google Calendar เปรียบเสมือนเครื่องมือที่ช่วยเตือนตัวเราเองว่าต้องทำงานงานอะไรบ้างในวันนี้ หรือในอีกกี่วันข้างหน้าเราจะต้องทำอะไร เป็นเหมือนเครื่องมือเตือนใจดีๆนี้เอง ส่วนใหญ่ แอดจีดี จะใช้ Google Calendar ต่อเมื่อจะมีการนัดประชุมกับคนในทีม หรือลูกค้า เท่านั้น
_____________________
#ด้านการทำงานร่วมกัน และแชร์เอกสารไฟล์งาน
#GoogleSheet
Google Sheet คือ อีกหนึ่งเครื่องมือที่ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ทำอะไรอยู่ก็สามารถเข้าไปแก้ไขไฟล์งานได้ โดยเฉพาะงานที่มีลักษณะคล้ายกับ Excel ที่ต้องเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์มาเพื่อเข้าโปรแกรม Microsoft Excel แต่กับ Google Sheet นั้นต่างจาก Excel ตรงที่เพียงคุณ Copy Link ของ Sheet นั้นๆ เพื่อนๆในทีมคุณก็สามารถเข้าไปดูหรือแก้ไขไฟล์งานนั้นได้ ทุกอย่างอยู่ในระบบออนไลน์แบบเรียลไทม์ สามารถกำหนดสิทธิ์ต่างๆได้ เฉพาะบุคคลที่ต้องการให้เห็นได้ เพียงใส่อีเมลของคนๆนั้นเข้าไปเท่านั้นเอง ข้อเสียของ Google Sheet คือ หากไฟล์มีข้อมูลเยอะมากแบบเป็น สามสี่ห้าพัน ช่อง ทาง Google Sheet นั้นก็จะค้าง และเหมือนเป็นการใส่ข้อมูลเกิน Limit ที่เขาตั้งไว้ ก็จะไม่สามารถแก้ไขงานได้ อีกอย่าง Google Sheet ใช้สูตรเหมือนกับ Excel เลย หายห่วงเรื่องต้องมานั่งจำสูตรใหม่
#GoogleDoc
Google Docs คือ หนึ่งในเครื่องมือสำหรับเรื่องการส่งเอกสารไฟล์งานที่มีเนื้อหาบทความเป็นหลัก Google Doc เปรียบเสมือน Microsoft Word เคลื่อนที่ดีๆนั้นเอง โดยการทำงานด้วย Google Doc มีข้อดีอย่างชัดเจน เช่น การเขียนบทความ เนื้อหาต่างๆ ข่าวสารประขาสัมพันธ์ (Press Release) ให้แก่สื่อมวลชนทั้งหลาย รวมไปถึงงานส่งเนื้อหาบทความทั่วๆไปด้วย การทำงานผ่าน Google Doc เป็นการทำงานในรูปแบบออนไลน์แบบเรียลไทม์ สามารถให้สมาชิกคนอื่นๆ หรือทีมงานในบริษัททำงานร่วมกันได้แก้ไขงานได้ตลอดเวลา ลดปัญหาเรื่องของข้อผิดพลาดในการทำงาน ลักษณะจะเหมือน Google Sheet และ Google Slides ทุกประการ สามารถแชร์เนื้อหาบทความ Google Doc ได้ง่ายๆผ่านการ Copy Link และแชร์ให้บุคคลที่ต้องการให้อ่าน สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง หรือแก้ไขเนื้อหานั้นๆได้อย่างง่ายได้ เหมาะสำหรับ Work From Home ในเวลานี้เป็นอย่างมาก
#GoogleSlides
Google Slides คือ อีกเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ในเวลานี้ เหมาะสำหรับการทำงานแบบการนำเสนอผลงาน หรือเสนอโปรเจคต่างๆ Google Slides เป็นเหมือน Microsoft PowerPoint เดินได้นั้นเอง สามารถทำงานได้เหมือน Google Sheet และ Google Doc เลย เปลี่ยนแค่หน้าตาของโปรแกรมจะเหมือนกับเวลาทำ PowerPoint เลย สามารถแก้ไขงานได้แบบเรียลไทม์ หมดปัญหาเรื่องข้อผิดพลาด และช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานมากขึ้นอีกด้วย ด้านการแชร์งานก็เหมือนกัน สามารถ Copy Link และกำหนดสิทธิ์ได้เหมือนกันทุกประการ สามารถใช้งานได้หลายรูปแบบตั้งแต่ผ่านคอมพิวเตอร์ ไปจนถึงผ่านสมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต
_____________________
#ด้านการเก็บข้อมูลไฟล์งานต่างๆ
#GoogleDrive
Google Drive คือ อีกหนึ่งเครื่องมือใหญ่จากทาง Google ที่เอาไว้เก็บข้อมูลจำนวนมากๆสามารถแบ่งย่อยโฟลเดอร์ได้เหมือนคอมพิวเตอร์เครื่องนึงเลยกว่าได้ Google Drive เปรียบเสมือน แฟลชไดร์ฟ (Flash Drive) หรือ ทรัมไดร์ฟ (Thumb Drive) นั้นเอง การทำงานด้วย Google Drive สามารถใส่ข้อมูลไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ได้ทั้งหมด เช่น วีดีโอ, รูปภาพ, Google Sheet, Google Doc หรือไฟล์อะไรก็ได้หมด เรื่องการแชร์ก็เหมือนกับตัวอื่นๆของ Google คือ การ Copy Link กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้เหมือนกัน แอดจีดี ก็ใช้ Google Drive เป็นตัวเก็บไฟล์งานเหมือนกัน เผื่อในอนาคตจะต้องแชร์งานให้กับสมาชิกในทีม ข้อจำกัดของ Google Drive ก็เรื่องใหญ่พอสมควร คือ เรื่องของการเพิ่ม พื้นที่ความจุ ให้มากขึ้น เริ่มต้น Google Drive จะให้ใช้ได้แค่ 15 GB ถ้าต้องการเพิ่ม พื้นที่ความจุ จะต้องเสียตังค์ซื้อเพิ่มเท่านั้นเอง สำหรับใครที่งานเยอะ และต้องใช้พื้นที่ก็ไปซื้อกันเอานะ
#Evernote
Evernote คือ โปรแกรมเครื่องสำหรับจดบันทึกข้อมูลต่างๆ สามารถบันทึกข้อมูลที่มีขนาดไฟล์ใหญ่ๆได้ การนำไฟล์ใหญ่ๆนั้นใส่เข้าไปใช้เวลาโหลดไม่นาน ฟีเจอร์ที่โดดเด่น และทำให้ แอดจีดี ชื่นชอบเป็นพิเศษ คือ การตั้งเวลาเตือนได้ สามารถระบุเวลาแจ้งเคือนล่วงหน้าได้ไม่ว่าจะนานเท่าไหร่ก็สามารถตั้งได้ ที่ แอดจีดี ใช้นั้น เพื่อเตือนว่าบทความที่เขียนอยู่นั้นยังไม่เสร็จนะ จะกลับมาเขียนต่อพรุ่งนี้ เป็นต้น Evernote มีฟีเจอร์ให้เลือกอีกมากมาย ยกตัวอย่างอีกก็ เช่น การเปลี่ยนฟ้อนต์ตามที่ต้องการสามารถเลือกได้อย่างสบายๆ ข้อเสียของ Evernote มีไม่เยอะ แต่ค่อนข้างใหญ่สำหรับ แอดจีดี คือ สำหรับสมาร์ทโฟน หรือ แท็บเล็ต เนื่องจากต้องใช้แอพพลิเคชั่นในการใช้งานจึงมีเรื่องของการรอโหลดทุกครั้งเวลาเข้าไปใช้งาน บวกกับเวลาจะ Copy ข้อความนั้นๆมันจะเลื่อนได้ช้าหน่อยเท่านั้นเอง ข้อเสียอีกข้อที่ไม่พูดถึงไม่ได้ คือ ข้อจำกัดในการใช่งานอาจจะต้องเสียตังค์ หากจะใส่ข้อมูลจำนวนมากๆลงไป มันจะเกินกำหนดที่ทาง Evernote กำหนดไว้แต่แรก แต่ส่วนตัว แอดจีดี ใช้แบบไม่เสียตังค์ (สามารถใช้งานได้ปกติ) ในส่วนของการใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์ แอดจีดี เลือกใช้แบบผ่าน Browser เนื่องจากโปรแกรมสำหรับ Mac หรือ Window ค่อนข้างมีหน้าตาที่เก่า ทำให้รู้สึกใช้งานยากนิดหน่อยเท่านั้นเอง
#Dropbox
Dropbox คือ อีกหนึ่งเครื่องมือจากเด็กหนุ่ม MIT ชื่อว่า ดรูว์ ฮิวสตัน (Drew Houston) โดย Dropbox เป็นเหมือนพื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ ไว้แชร์ข้อมูลไฟล์งานต่างๆ Dropbox มีลักษณะคล้ายกับ Google Drive เลย สามารถใช้งานได้ฟรี พื้นที่ความจุเริ่มต้น อยู่ที่ 2 GB น้อยกว่า Google Drive ถึง 12 GB ทำให้หลายคนหันมาใช้ Google Drive มากกว่า (เพราะเริ่มต้นใช้ฟรีได้ พื้นที่ความจุ มากกว่า) Dropbox อาจจะต้องเสียตังค์ถึงจะได้ พื้นที่ความจุ ที่มากถึงขนาด 5 TB แต่นั้นแหละ หลายบริษัทอาจจะยังมีข้อมูลไม่ถึงขนาดนั้น เลยหันไปใช้ Google Drive ไปก่อน ส่วนตัว แอดจีดี ใช้ Dropbox ต่อเมื่อสมาชิกในทีม หรือลูกค้าส่งไฟล์งานมาผ่าน Dropbox เท่านั้น จริงๆแล้วใช้งานง่ายเหมือนกัน แต่เหมาะสำหรับคนที่มีข้อมูลเยอะมากกว่้าที่จะหันมาใช้ Dropbox
_____________________
#ด้านการช่วยเหลือปัญหาบนคอมพิวเตอร์
#TeamViewer
TeamViewer คือ สุดยอดโปรแกรมด้านการ Support เพื่อนๆในทีม และคนอื่นๆ หรือต้องการสอนการใช้งานคอมพิวเตอร์ และแก้ไขปัญหานั้นๆ โดยที่ต่างคนต่างอยู่กันคนละที่ การใช้ TeamViewer เป็นเหมือนที่คนที่ช่วย Support หรือสอนจับเม้าส์ของผู้ที่มีปัญหาสอนแบบ P2P เลย คือ คนที่จะมาควบคุม หรือแก้ไขปัญหาสามารถมองเห็นหน้าจอของอีกฝ่าย และสามารถควบคุมใช้งานอีกเครื่องได้ทั้งหมด หมดปัญหาเรื่องของการต้องนัดเจอเพื่อสอนเทคนิคต่างๆ เพียงแค่ใช้ TeamViewer แบบ Work From Home ก็แก้ไขปัญหหาได้แล้ว!!
ปล. ทั้งหมดเรียงลำดับแต่ละหมวดหมู่จากประสบการณ์การใช้งานจริงของ แอดจีดี และทีมงาน NOWASU.CO
_____________________
สำหรับใครที่อยากอ่านเต็มๆ + Link ดาวน์โหลด มาได้ที่นี่!! https://bit.ly/WorkFromHomeNOWASUCO
_____________________
แล้วคุณหละ??
ใช้เครื่องมืออะไรในการทำงานแบบ Work From Home
ลอง comment, share หรือ tag บอกเพื่อร่วมงานของคุณดูสิ!!
_____________________
Source
+++ แนะนำ เครื่องมือสำหรับการทำงานแบบ Work From Home +++ - NOWASU
https://nowasu.co/2020/03/23/work-from-home-tools/
ด้านการสื่อสารประชุมติดต่องาน 在 งานประชุมวิชาการระดับชาติด้านการสื่อสาร... - Facebook 的推薦與評價
งานประชุม วิชาการระดับชาติด้านการสื่อสาร ครั้งที่ 5 ประจำปี 2564 โดยความร่วมมือระหว่างคณะนิเทศศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย,... ... <看更多>