嗨嗨大家，今天的貼文是跟 法律百科 Legispedia 合作的最後一篇貼文了，嗚嗚嗚時間過得好快，不曉得先前的合作貼文有無帶給大家一些幫助呢？最後一篇貼文，想要來分享有關於勞動檢查的議題，對於許多雇主而言，維持公司營運與人事管理需要耗費相當心力，若此時又遇到勞動檢查，無疑是雪上加霜，今天Workforce勞動力量為大家整理了，若遇到勞檢應該要準備的資料。如果有興趣的讀者，就跟著一起往下看看吧
❶勞工名卡（勞基法第7條）
無論是取名為人事資料表、員工檔案或甚至履歷表，只要有記載員工的姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項，都可作為法定的勞工名卡。另外也應注意，勞工名卡要保存到員工離職後五年，違者處2萬元以上30萬元以下罰鍰。
❷員工名冊
老闆們除了要幫個別員工準備勞工名卡外，也應準備好員工名冊，讓主管機關可以快速地知道你的公司總共有多少員工，雖然法令是規定其內容應包括勞工「到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料」，不過實務上也有許多公司是將員工名冊與勞工名卡合而為一，以系統來管理與調閱這些資訊，而就算是沒有出勤管理系統的公司，至少也能以excel表單來記錄，也才不會在有需要時又得花時間東翻西找。（勞保條例第10條規定，受檢時拒不出示名冊者可處6千元以上1萬8千元以下罰鍰；勞工退休金條例第21條規定，未置備名冊可處2萬元以上10萬元以下罰鍰。）
❸勞動契約（勞基法施行細則第7條）
雖然法令並未強制規定勞動契約應以書面方式簽署，這也意味著勞資雙方以「口頭」方式約定也會成立（精確一點的說法是勞動契約屬於諾成契約，不以書面為必要），但如果沒有白紙黑字寫下約定的細節的話，未來雙方就很有可能會因為沒有明確約定勞動條件而產生爭議，所以最好還是能在員工到職時以白紙黑字講清楚權利義務，必要時也才有依據可循。
❹出勤紀錄（勞基法第30條第5項、第6項）
不管是用傳統打卡、簽到、電子刷卡、指紋或虹膜辨識，出勤紀錄最重要的是記錄下員工上下班的時間，發生爭議時就可用該紀錄作為認定工時的依據。如果沒有依法置備出勤紀錄並至少保存5年以上，就可能會面臨到9萬元以上45萬元以下罰鍰，請雇主們要特別留意。
❺工資清冊（勞基法第23條）
除了工作時間要有出勤紀錄作為依據外，雇主發給員工的薪資中有哪些項目，減掉了哪些法令規定可扣除的項目，實際上又發給了多少的薪資，這些細節都應在工資清冊中呈現，並應能詳細說明各項金額是如何計算而得，例如加班費、全勤獎金或勞保費自付額，如果都能讓員工清楚地知道這些項目的計算過程，對公司的信賴程度也會隨之提升。
❻工作規則（勞基法第70條）
雖然依照法規是聘僱滿30人以上的事業單位才需要製作，並將其送交給勞政機關核備，不過工作規則是整個單位將人事管理制度書面化的最佳實現方式，並能將法令中並未明確規範的考勤規則、請假程序、獎懲制度及升遷方式明定出來，成為屬於自己公司的一部「法律」（當然，還是不能與國家的法令抵觸），當今天有勞資爭議發生時，備好相關證據便能依規定辦理，即使要走到調解或訴訟也都不必擔心站不住腳。
❼勞資會議紀錄
依照勞基法第83條規定，事業單位應定期召開勞資會議，當面臨勞檢時，便可提出該會議紀錄作為有依法開會的證據。雖然目前未依法召開勞資會議並無罰則，但是有一些制度例如延長工作時間、變形工時、女性夜間工作、彈性調整加班時數上限等都需要經過勞資會議同意才可以施行（沒有組織企業工會的話），因此如果受檢時拿不出這些資料，很可能會被認定這些彈性措施是無效的而被處分。
其實看完上面的敘述，應該不難發現這些都是依照相關法令規定，雇主應置備的文件，平常若有準備好，遇到勞動檢查其實也不必太心慌（人資也不必臨時加班加到想哭）。那如果你想知道準備假資料會有什麼風險的，請再去 @法律百科 那邊看看貼文，他們有做了詳細的說明唷：）
最後想好好的感謝法律百科，從前置溝通到後來的貼文呈現，都花了許多的心思：）也要謝謝讀者的陪伴與支持，如果有什麼其他想了解的議題，也都歡迎私訊Workforce勞動力量唷！祝大家一切安好
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公司 勞資會議紀錄 內容 在 [心得] 勞資會議怎麼開？一看就懂會議流程與規定- 看板Salary 的推薦與評價
有關最近修法勞動部一直在提倡的「勞資會議」，
因為在法令上其實有訂定許多細節，
勞動部更是製作了許多懶人包跟流程圖之類的東西，
不過，我們製作了自己彙整的流程，
想讓鄉民們多了解自己的公司（不管你是老闆或員工）
是不是都有照法定程序開會！
圖文網誌好讀版：
https://twworkforce.blogspot.tw/2017/12/Laborandcapitalmeeting.html
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最近因為勞動基準法又要修法，其中在草案總說明中多次提到的「勞資會議」，除了是讓勞資雙方可以雙向溝通的制度外，更重要的是有許多勞基法賦予雇主的「彈性」，必須要經過這個程序才算完整，而許多中小企業以及勞工，對於勞資會議的法定程序與意義似乎相當陌生。
因此，先暫時拋開這次修法的爭議，本文希望能概略說明勞資會議的流程，對於老闆而言，如果程序不完備，那麼所約定的加班或變形工時等制度便可能會失效，甚至在勞檢時連錯在哪裡都不知道便將面臨處罰；而對於勞工而言，若大家都能知道勞資會議在法令上的意義與詳細的規定，在參加勞資會議的時候，或許也不會只是被當作橡皮圖而已。
一、什麼是勞資會議？
事業單位應該要舉辦勞資會議的依據，是依照勞動基準法第83條以及勞資會議實施辦法規定，每三個月應召開一次，或於有臨時動議時得召開，立法宗旨是希望讓勞資雙方有一個溝通的大平台，然而，由於對於未召開勞資會議的單位，在法令上並無罰則，因此許多事業單位根本不知道有這玩意，甚至不當一回事，因此即使法令規範事業單位「應」舉行勞資會議，但大多數的中小企業根本開都沒開過。
我們先不管那些「協調勞資關係、促進勞資合作」的理想與口號，其實對於老闆們來說，最重要的是許多制度與彈性，必須要經過「勞資會議同意」這個程序才算完備，否則逕自實施就會面臨相關的處分，如下圖所示：
因此如上所述，如果沒有經過勞資會議的程序，或是開會步驟有瑕疵，而雇主們又讓勞工有加班的情形或女工在夜間工作等，便會有違法的可能性了。
二、召開勞資會議的程序
召開勞資會議其實並不困難，卻也不是老闆隨便叫幾個勞工來開會就算是勞資會議了。實務上雖然主管機關幾乎不會介入或仔細檢視事業單位召開的勞資會議，但我們還是強烈建議老闆們就照著法定程序來辦理吧！而員工們也可以了解一下自己所屬的公司，勞資會議的程序是不是合法的。
（一）選任勞資會議代表
代表的人數如上圖所示，而如果員工人數在3人以下，則全數員工都為當然代表。
勞方代表經過選出後，任期為4年，連選得連任。選舉勞方代表時可以一併選出「候補代表」，在勞方代表離職後可以遞補，否則有出缺時就必須另外補選囉。而在代表任期屆滿90天前，雇主應再舉行選舉，或通知工會辦理。
另外，勞方代表選舉日期應於選舉前10 日向全體勞工公告投票日期、時間、地 點及方式等選舉相關事宜。
至於資方代表，當然就是由雇主選派熟悉勞工事務的主管了（或雇主自行參與），代表之任期亦為4 年，連派得連任。
最重要的是，勞資會議代表一經選出或派定後，應即由事業單位備冊，於15 日內報請當地主管機關備查，有遞補、補選或改派的情形時也須再另報備。
（二）勞資會議程序
在決定好勞資會議的雙方代表之後，接著需要的是確定開會的日期，雖之而來的程序細節包含會議通知的寄發、會議場所的安排、座次的排列及會議紀錄的製作等，雇主都應該要指派專人負責，而且會議所衍生的費用應由事業單位自行負擔。
開會前，應先確定勞資會議代表是否有各自出席過半，如果沒有各自過半出席，該次會議是不成會的，而可能要擇期再開了。
在會議中，主席應由勞資雙方輪流擔任或協議共同擔任，並且應有人員負責記錄之工作。其中的會議流程，可以分為以下三項來進行：
1.業務報告
在此程序內，就看各企業有什麼業務上的內容是需要讓勞資雙方雙向溝通更能有利事業發展的，例如前次會議決議的進度、員工到勤或離職動態、生產計畫、人力運用與調整及工作環境改善目標等等，簡言之就是由勞資雙方更能了解公司整體營運狀況的階段。
2.議題討論
如上所述，對於沒有企業工會的事業單位，在勞動法令上有許多議題是需要經過勞資會議同意才能實施的，我們在幫各位複習一下有哪些項目：
(1)變形工時制度（或稱彈性工時制度）
此制度的詳細說明，可參考：是彈性還是後門？變形工時制度介紹文章(https://twworkforce.blogspot.tw/2017/05/blog-post_59.html)，也建議勞資雙方如果要採用變形工時，要先確認自己的行業能否適用，再決定要用哪種制度，並且訂定實施日期，工時的計算週期也就從實施日開始起算囉！
(2)延長工作時間
只要在未來有任何可能會需要員工加班的事業單位，都必須經過這個程序才可以，以往企業不重視，勞政機關也睜一隻眼閉一隻眼，但不代表未來不會嚴格檢視這個程序是不是有完成，因此既然已有開會的，建議這個議題也要討論。
(3)女性夜間工作
依照勞動基準法第49條規定，若有可能要讓女性員工在晚上10點到隔天早上6點的期間內工作，則必須經過工會或勞資會議同意才可以，但懷孕或哺乳期間（產後一年）的女性勞工應排除在外，而且就算經過勞工同意，雇主也需另外提供安全衛生措施及注意員工於夜間的通勤情形。
3.臨時動議
這個階段很簡單，就看勞資雙方經過前面的程序後，還有沒有要另外再提出討論的事項了。
以上的各項議題，理想的情況是由勞資雙方協商之，但如果無法有共識時，則可以採投票方式，如果經四分之三的出席代表同意，便可以做成決議了。
三、開完勞資會議，然後呢？
以上的勞資會議，其實最重要的是作成的「勞資會議紀錄」，而該紀錄必須包含以下內容：
（一）會議屆、次數。
（二）會議時間。
（三）會議地點。
（四）出席、列席人員姓名。
（五）報告事項。
（六）討論事項及決議。
（七）臨時動議及決議。
以上紀錄作成以後，則應該發送予有列席的代表們，並將紀錄與決議送交工會以及相關之部門辦理，但最好的方式應該是把紀錄公告出來，讓所有員工都知道公司的勞資會議到底內容為何，對於有實施變形工時的單位，更能讓員工知道為何自己服務的公司排班方式有這些彈性！
最後，在現行的法令中，勞資會議紀錄是不用向主管機關備查的，但未來如果遇到勞資爭議或勞動檢查的時候，能提出相關證明，並說明公司召開會議的來龍去脈，相信也能更有利於公司主張自己的立場（前提是一切合法啦）。
參考連結：
勞動基準法第83條
https://goo.gl/vqPBbN
勞資會議實施辦法
https://goo.gl/QBLJfe
勞資會議說明手冊
https://goo.gl/p1yULa
會議規範
https://goo.gl/GAwZPo
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看完了以上的各個程序與規定，相信許多中小企業一定會覺得相當複雜與麻煩，而且因為在現行法令中，不召開勞資會議是不會有罰則的，因此大部分的單位根本不當作一回事，而主管機關更是沒有辦法針對會議的程序作實質審查，因此把一切勞動條件的細節交由勞資雙方協商的結果，我想很多當過員工的讀者們都應該了解吧！
無論如何，我們還是希望大家都能搞懂遊戲規則，也期待有朝一日所有的事業單位，都能落實勞資協商的意義。
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