[辦公室生活] 打破辦公室規則的辦公室 - 硬體面 #好文回顧增訂版
辦公室搬了新家,在新的辦公室,完全是熱桌Hot desk跟彈性上班flexible and smart working. 你只進辦公室上班2天,其它天在家上班,或是朝七晚三,也沒有人會見怪
新辦公式的軟硬體,完全沒有:
一個人一個坐位
坐位上有一台PC,隔板圍住
不用朝九晚五的每天都進辦公室上班,無論你是什麼職務
辦公桌有抽屜,一堆個人物品,紙、筆、檔案夾、書面資料...等等
夠用的會議室
開放式辦公室的硬體面:
辦公室的新家,將原本是兩個辦公室兩家公司的員工,2000名員工"塞"在同個空間(當然還是有符合建築空間與人口比例),花了8個月整個打掉重新裝潢.整個辦公室是採開放空間
辦公桌在熱桌hot desk形式 - 共用分享的辦公桌,每位同事沒有固定坐位,以區塊來畫範圍,例如這一張桌子6個坐位是產品組,但產品組有8個人,隔壁張桌子10個坐位是行銷組,行銷組共有12位同事.然後這15張桌子加起來就是電子商務部的範圍
同事上班,看到組的桌子有空位就坐,採先來先贏先選,晚到了如果本組桌子坐滿了,就坐隔壁的桌子,或是任意的空坐位。
但是如果晚來了,看到同事常坐桌子是空的,還是會有善的先問一下此同事今天會不會進辦公室,再考慮要不要坐下去。
之前大家都很擔心上班時沒有坐位,或是得去旁邊坐的尷尬,不過大家後來就習慣了,只是如果旁邊坐了不熟的同事,當天上班就會很安靜沒什麼講話了,但是如果你要打破沉默,大方談話認識新同事,也是沒問題的。
每位同事都有一台筆電,因此任意坐也沒有關係,每張桌子都有大電腦螢幕,插上線就可以舒服上班,不用只盯著筆電的小螢幕看.連結internet跟公共槽的網路系統是wifi,也不用限制在有線裡。
個人物品完全放在個人置物櫃locker,之前同事都擔心置物櫃會不夠,需要共用,但是上班後,不少同事們反而說他的locker是空的沒在使用,因為發現不需要很多東西,以前有10支筆,現在用2支就好了,以前印了很多紙張文件,其實都沒在看沒用到,現在資料完全存在筆電中.英國人的辦公桌本來就已經很少有私人物品有特設的擺設,現在我的辦公室更是降低到0。
有時候比較麻煩的是會議室,整個公司只有12個會議室,所以如果有嚴肅又正式的會議,需要先找到會議室有空的時間才能開會,而不是像往常般要開會然後再訂會議室.因為開會實在很麻煩,所以能省略開會就省略開會.
但是辦公室的沙發區倒是隨處可見,每個角落都有稍微隔起來但是沒有門的open桌子與沙發/椅子,看見沒人坐就坐進去使用吧.連跟外部廠商開會,也是用這樣的方式,輕鬆一點。
我個人覺得如此開放性的辦公室,有好也有壞,感覺是比較輕鬆。如果熟識不少同事的話,每天跟不同同事坐一起是可以碰撞出不少火花,但是如果跟不認識的同事坐一起的話,會感覺有點悶,或是尷尬。
座位大風吹的遊戲,除了同坐同事外,有時候桌上的電腦螢幕或是椅子也需要靠運氣,有些位子的螢幕有點糊掉了,用起來就很OX,辦公室椅子永遠大風吹,好的椅子容易被早到的同事選走,如果不幸坐到高度不太合,或是無論怎樣就是覺得不合你舒服度的椅子,也是有點的惱人。
公司老闆們阿,能不能再訂購一批新營幕跟新椅子阿,這些對每天努力上班的小職員們是很重要的小確幸阿!!
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[辦公室生活] 打破辦公事規則的辦公事上班法
辦公室搬了新家,在新的辦公室,完全是熱桌Hot desk跟彈性上班flexible and smart working. 你只進辦公室上班2天,其它天在家上班,或是朝七晚三,也沒有人會見怪.
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夠用的會議室
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新辦公室的硬體面:
辦公室的新家,將原本是兩個辦公室兩家公司的員工,共2000名員工"塞"在同個空間(當然還是有符合建築空間與人口比例),花了8個月整個打掉重新裝潢.整個辦公室是採開放空間
辦公桌在熱桌hot desk形式 - 共用分享的辦公桌,每位同事沒有固定坐位,以區塊來畫範圍,例如這一張桌子6個坐位是產品組,但產品組有8個人,隔壁張桌子10個坐位是行銷組,行銷組共有12位同事.然後這15張桌子加起來就是電子商務部的範圍
同事上班,看到組的桌子有空位就坐,如果本組桌子坐滿了,就坐隔壁的桌子,或是任意的空坐位.當然有些同事固定坐某個位子,大家知道習性了,也就不太會去坐他的位子,但是如果他沒在坐位上,而你短期需要坐位,就毫無考慮的使用這張hot desk.或是知道他今天沒進辦公室,更是心無忌憚的大方使用.
之前大家都很擔心上班時沒有坐位,或是得去旁邊坐的尷尬,但是,很神奇的事情是這樣的狀況從來都沒有發生 Things naturally sort themselves out.
每位同事都有一台筆電,因此任意坐也沒有關係,每張桌子都有大電腦螢幕,插上線就可以舒服上班,不用只盯著筆電的小螢幕看.連結internet跟公共槽的網路系統是wifi,也不用限制在有線裡.
個人物品完全放在個人置物櫃locker,之前同事都擔心置物櫃會不夠,需要共用,但是上班後,不少同事們反而說他的locker是空的沒在使用,因為發現不需要很多東西,以前有10支筆,現在用2支就好了,以前印了很多紙張文件,其實都沒在看沒用到,現在資料完全存在筆電中.英國人的辦公桌本來就已經很少有私人物品有特設的擺設,現在我的辦公室更是降低到0.
有時候比較麻煩的是會議室,整個公司只有12個會議室,所以如果有嚴肅又正式的會議,需要先找到會議室有空的時間才能開會,而不是像往常般要開會然後再訂會議室.因為開會實在很麻煩,所以能省略開會就省略開會.
但是辦公室的沙發區倒是隨處可見,每個角落都有稍微隔起來但是沒有門的open桌子與沙發/椅子,看見沒人坐就坐進去使用吧.連跟外部廠商開會,也是用這樣的方式,輕鬆一點.
軟體面 ─ 彈性上班flexible working:
最大的改變其實是上班時間,每個人進公司跟離開辦公室的時間都不同,甚至不用每天進公司.因為地點搬家的原故,很多同事從原本公司的地點開到新地點,需要開惡名昭彰常常塞車的M1 & M25高速公路,大多想盡量避開顛峰時段開車.
開車上班的同事可能6點就出門了,7點到辦公事,然後下午3點就離開辦公室.然而如果搭地鐵上班的同事,就不必這麼早,自由選擇上班時段,也不必打卡.
因為熱桌hot desk的型式(大家如果一起來上班,辦公室空間就爆了)跟辦公事flexible working的推廣,同事可以選擇彈性上班,不必每天都進辦公事(意思是不必每天都塞車擠地鐵),working from home在家把事情做好.甚至要開大會議的日子,也不用進辦公事,會有線上視訊的連線,你連進去就可以參與完整會議,什麼都沒漏掉
我有同事一週只有2-3天進辦公室,其它天在家上班.但也有同事幾乎每天都開一個半小時車程塞車進辦公事上班,因為他說在家有幼兒打擾,他無法專心上班,還是進公司比較能完成事情.
這樣的彈性上班方式,在實施之前大家都有很多疑問與不放心,但是至今也尚未出什麼大差錯,事情也沒有剌掉,公司業績數字也依然不錯.我想除了信任之外,大家也骨子裡知道,如果你以此打混,拖累大家,到下個年度公司改組時,大概你的職務就因為沒貢獻而被畫掉了.
在台灣上班的上班族大概都會很羨慕這樣的彈性上班方式,我有機會再多談好了,如果有什麼問題想知道的,請留言告訴我喔
延伸閱讀 31st January 2016 - [辦公室英文] Hot desk 熱桌
照片是"栗Z在英國 Dazzling"拍的劍橋的櫻花.現在春天,在英國處處都可以賞櫻
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在今年終於有機會能去日本大阪過聖誕節
旅途一路都很平順的最後一天發生了讓人心驚膽跳的事件
(平常沒有什麼PO文表達不好請見諒
文長
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因為是最後一天的旅程
飛機是下午五點的
跟朋友就計畫一早起床後
到附近黑門市場吃吃喝喝逛逛日本橋買買宅物下午一點就可以準備動身坐車往機場
逛街帶著行李不是很方便
到附近的飯店寄放行李後
因為我有帶著單眼相機 背包這樣好重
想說只逛街一下下
放個投幣式置物櫃應該不會有什麼大問題
(在這之後想想 我應該重重的去逛街買東西就不會有這些問題了)
在前往黑門市場的路上 經過難波站置物櫃
不知道是不是平日的關係
置物櫃還有許多空位
我與朋友還認真的選了一下
要放哪個號碼的櫃子
本來我們是要放在A櫃
但打開發現裡面有許多廢紙
只好放棄換了A櫃下方的B櫃
確認鎖好之後就開心的前去逛街了
(之後想想這才是可怕的開始啊啊....應該要拍照存證的)
此時大約是上午10點多
前往市場吃吃喝喝後
我與朋友到了日本橋買了許多宅物
開心的準備回車站搭車往機場
此時約下午快1點
先到飯店拿行李箱後回到置物櫃前
看了置物櫃號碼與鑰匙號碼相符後
打開櫃子 居然是空的??我的相機呢?
而且裡面還有我們本來一開始看到A櫃裡的廢紙
當下腦子一片空白.....
與友人驚慌了一下
推理後發現我們其實東西是在下方櫃子裡
但為什麼我明明是鎖下方櫃子
鑰匙號碼卻是上方櫃子號碼
當下立馬尋找有無置物櫃管理人
剛好有個穿著制服的阿伯走過來
應該是工作人員
用超級破爛英文說著發生的情況
但工作人員只是很生氣的請我們把放在門口附近的行李箱移到別處(我們沒有擋到走道
移開之後
我們還是繼續陳述著我的東西被鎖住的情況
但因為溝通不良 以對方的動作跟口氣來分析
大概是說
B櫃不可能變成A櫃的號碼
我們一定有B櫃鑰匙 肯定是你們搞丟他了
而且B櫃上面螢幕顯示是
昨天已有人放東西還沒取出
因為上面有300円的價格
他不能幫我們開櫃子門
因為涉及到隱私的問題
但我們確定早上上下兩個櫃子都是能打開的
不可能是昨天有人放東西在裡面未取出
還緊急打電話給在日本工作的台灣朋友
跟他說了現在的情況
將電話交給工作人員後
與他解釋
但他還是很堅持是我們把鑰匙弄丟了
(因為朋友在上班是撥空跑出來接電話的)
他可能覺得我們無法溝通
帶著我們到服務處尋找翻譯
服務處人員 幫忙打電話找到了中文翻譯
電話中的人說:置物櫃人員說
"不可能有A櫃鑰匙能打開B櫃的情形發生
肯定絕對是我們記錯置物櫃的位置了
說不定是其他地方的置物櫃。"
我:我很肯定記得是這個地方的櫃子
因為怕記錯地方還有稍微看了一下四周商店相對位置。
發現實在講不通 有請翻譯跟他們
說能否調監視器畫面
翻譯:
他們說如果要調監視器要請我們自己去找警察因為這算是竊盜案件。
我:那附近有警察局嗎?
翻譯:
他們說如果報警的話,你們肯定搭不上飛機的這樣還要報警嗎?
我:嗯,能請他們告訴我警察局位置嗎?
翻譯:工作人員說你們一定有鑰匙,不可能鑰匙不在卻被鎖住(然後他們就從這裡開始無
限鬼打牆,之後想想是不是不願意我們去報警)
看了手錶這個時候已經快2點了
服務處的人員帶我們回到置物櫃
想理解是什麼情況
試著跟置物櫃工作人員商討
如果是其他人昨天鎖在櫃子的東西
幾天後沒有人領能打開?
工作人員:
如果沒有人來領
4天後會將物品取出放到公司的招領處
如果有人來領東西就會被拿走
若無東西2週後就會被銷毀不會用寄的到誰家
我跟朋友聽到都傻了
我的東西被鎖住還要被銷毀是什麼情況
服務台的人員看起來也很無奈
很想幫我們說通置物櫃人員
問了我們櫃子裡有什麼東西
或許是想打開之後寄給我們吧
又回到服務台打了一次翻譯電話
這次的是另外一位翻譯
問我們飛機幾點,報警後將會錯過飛機
還需要報警嗎?(OS:到底要重複幾次)
服務台人員圈了附近最近的兩個警局(派出所?
說他會幫我們寫情況
拿給警察就知道怎麼處理了
還沒寫完紙條置物櫃人員
跑來服務台請我跟他過去
之後就用萬能鑰匙打開B櫃
裡面真的是我的東西
但還不能拿 請我在原地等
他跑到服務台找我朋友跟服務台人員
大家都笑著跑過來
我終於拿到相機了
因為實在太緊急說 謝謝就立馬搭車前往機場
之後回國朋友問了日本的資深導遊說
sop
1. 直接叫他們調監視器
2.報警 請警察執行公權力 來開櫃子 (不是我們去找而是要叫他們 叫警察來)
3.錄影存證跟他說要“現在在錄影 如果你影響到我們登機時間 後果損失要由你們負責”
導遊說 他們應該在推托 不想處理…
還好順利回國了 也算是學個經驗
這告訴我們放置物櫃要全程錄影
不然英文日文超差根本不知道怎麼辦
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阻止了我們做這個動作
※ 編輯: wl348539 (42.77.101.95), 12/27/2018 01:50:00
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