【被突襲的辦公生活 善用時間管理-權衡、取捨到排程】
國立中興大學行 李宗儒教授
國立中興大學行銷學系(所) 張銘展
以前求學的日子都由學校老師安排課程進度、作業，每門課的老師會以時間列明期中末考試範圍與確定須繳交的報告，之後學生們只要跟著課堂進度安排每一科目作業、報告完成的時間即可，但畢業後是沒有老師幫忙盯進度的，所有待處理的事件都必須自主安排時間完成，因此時間管理將是離開校園後非常重要的課題，以下將分兩點的時間管理心得與讀者分享：
1. 時間的權衡與事件的取捨
每天總有計畫以外的大小事突襲著我們的辦公生活，可能是主管在下班前突然交辦明天要向其報告的資料、手機跳出其他同仁尋求協助的訊息或是同事們的晚餐邀約等等，哪些事情該被審慎思考後納入我的計劃表並分配多少時間予這諸多事件、新加進來的事是否衝擊我的原先計畫，而又該接受哪些突襲?這些問題都是在時間管理項下對事件取捨的考慮點。在有限的時間最佳化待完成的事件，時間管理不一定是在一天24小時中以加法的概念做越多事越好，學會在有限的時間內用減法的方式減去相對不重要或較不急迫的事才正確，以前述的突襲為例，假若主管交辦的報告是需要與同事討論才能完成的，那麼參加晚餐邀約會是很好同時進行討論與果腹的時間安排，但同時也得權衡原先訂定時間要做的事可否延後一點時間或是相對較不重要的事可以取消不做。
2. 依照困難度等因素安排事件處理的先後順序
馬克吐溫曾說過「Eat a live frog every morning, and nothing worse will happen to you the rest of the day.」，這句話的意思是指每天早上都吃一隻活青蛙則當天將不再有更糟糕的事發生，用在時間管理上就是先處理最困難的事。每天要做的事很多、很雜，如果詳細把要做的事寫下來，包括困難度、期限、事件間彼此的關聯等等，後續將能比較好權衡事件被處理的先後順序，例如只單純依照期限的先後順序完成該做的事，那麼期限較後面的事如果困難度較高則可能無法如期完成或是期限快到時又被計畫外的事突襲干擾，因此在考量期限的同時還需加入困難度，或是該先做哪件事能幫助我更順利的完成另一件事。掌握時間、控制事件被處理的順序將能夠盡量使每一件事在進度上且能如期完成。
各位紫丁香婦幼關懷協會的成員們在看完文章後，希望能給正面臨時間管理煩惱的年輕人一點方向，能用以上的心得與其分享，期望讓更多在忙碌生活的人們也能找到平衡的時間管理方法。
（全篇完）
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