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【杜書伍:做事前,先找到你的GPS】
在產品複雜多元、重視服務細節的通路經營上,聯強被公認是最有扎實執行力的企業之一。建立起聯強執行力的關鍵人物,就是總裁兼執行長杜書伍。杜書伍擅長透過觀察與思考分析事物的個性,小時候就展露無遺。國中時,即使一個掃地前先洒水的動作,他都會研究該用什麼姿勢讓水珠均勻飛濺,好讓打掃時更順利。這樣的個性一直延續到他成為管理者,在《打造將才基因》一書中,他將職場的態度、信念及能力培養,透過自己的思考邏輯,以各種生動的比喻來拆解。
杜書伍接受《Cheers》雜誌專訪,用他一貫的思考深度,將看似複雜「把事做好的眉角(訣竅)」,精簡成「掌精髓、建架構、長筋肉」這9字訣。
問:從CEO的角度來看,你覺得什麼是「會做事的員工」?他們通常有哪些特質或表現?
答:我認為 「會思考」才是會做事的員工。交待事情後,即使只有簡單的說明,他會去思考,把提示的精神與目的重新想過。最優秀的員工,是他會回過頭來,在原始想法上再附加額外效益。畢竟講的時候多只說重點,他能夠幫你想透後,連其他沒有講的部份也去弄清楚,然後再去做。
做的過程中,因為掌握住重點,判斷就很精準,成果連帶也會高於最初的期待。甚至有些人經過思考後,發現不對,還會推翻主管最先的想法。在動手做之前,這個思考的過程很重要。
問:在做事情之前,如何進行這個思考的過程?有哪些要訣需要掌握?
答:不論主管或是員工,我認為都有「做事的姿勢」,要抓住精髓、架構、筋肉這3個階段。
開創性(中高階)主管要能「掌精髓」、「建架構」、「長筋肉」。掌精髓是指在做任何事之前,掌握它的目的與精神。所謂的目的與精神,通常描述的字不多,一般人很自然就把比較少時間放在上面,直接跳到動手做,其實,這個階段最重要。
實際做之前,還要建架構:這件事分成幾個部份?各部份間的關係是什麼?這件事和其他事情的關係是什麼?這些架構有了,就像人體骨骼,知道哪邊是手、哪邊是腳,把架構圖畫出來之後,腦筋非常清楚。最後才是長筋肉,從每個步驟發展出細節或運作的方法。
能這樣做,就不會不自覺地把手和腳混在一起、頭放錯地方。很多人一聽到事情,馬上跳到長筋肉的階段,結果抓不住精髓,許多需要判斷的地方就會出問題。
不同位置的3種做事姿態
問:可以舉你實際帶人時發生的例子?
答:比如,我們常說「提升效率、節約成本」。這兩部份哪一個重要?
當然是提升效率重要,一定要先釐清,否則末端執行時,就變成不斷在節約成本,把所有預算都砍掉,砍到最後沒有效率。
當然,我們說節約成本時,通常不會再多說「不要損失效率」,但懂得思考精髓的員工,會再想到後面這句話;沒有想的,就會為了節約成本而讓所有效率完蛋,這就是只把事做完。如果事情都要講這麼清楚,沒講就不會做,那當主管的就很慘了。
問:這套「做事的姿勢」,對於非主管的工作者,如何應用在自己日常的工作上?
答:不同的角色,也有不同「做事的姿勢」,這是個系統性的概念。擔任開創性(中高階)主管負責無中生有,掌精髓是部門功能的定位、建架構是部門運作的方式、長筋肉則是細部作業。執行性(基層)主管,因為東西都有了,但不是所有事情都他去做,所以他要「學習精髓」、「掌握架構」,帶著人家不斷去做,去「改善筋肉」。執行性的人員(基層員工),則是要「理解精髓」、「理解架構」、「學習筋肉」。
裡面運作的每個過程,都需要判斷,判斷的依據就是「精髓」。要去思考,我現在是在架構中的哪個角色?做這件事情的目的與精神是什麼?這樣才不會搞錯方向。 精髓很像GPS(衛星定位系統),有GPS才知道自己在哪裡,不然就迷路了,方向錯,決策或做法一定會錯。
問:為什麼你會發展出精髓、架構、筋肉這套做事的姿勢?你觀察到部屬在做事上的哪些現象?
答:我年輕時看到太多例子。跟部屬講了,他就蹦蹦蹦去做,做回來不是我講的,我再說:「我不是這樣講嗎?」他才說:「喔!對喔!」那時才想起來。當初跟他講的時候記得,但一轉身就忘掉,碰到這樣的部屬,很認真,可是沒做對事情,真的會氣死!
後來我就不斷拆解,為什麼會發生這種事?因為我跟他講的時間很短,一轉身就忘,第1,是在他腦海中停留的時間很短,印象不夠深;第2,是他只想著趕快去做,一面做一面想,加上之前記憶不夠深,所以很快就忘了。
發現這個現象後,我就變得花比較多時間在前面跟部屬談,先想清楚,還不要做,最好他能把精神與目的複述一遍,再下去做。幾次下來,學習能力強的,就會改變做事的習慣。
想清楚再做,就像雜貨店與便利商店的差別。雜貨店是進了貨,東西放哪裡,老闆很清楚,客人想買什麼,老闆找得到,客人找不到,樣樣事情要依賴老闆在,要買什麼東西老闆拿給你;便利商店進貨很麻煩,要貼標籤、分類、上架,花很多前置作業時間,但後面就輕鬆,只要有貨,多少客人都沒關係,客人自己去拿,一個人在櫃臺結帳就好。
到底時間該省在哪裡?是省在前面,然後在後面花更多時間、人力去做,還是相反?這是改變我們做事習慣的方法,只要在前面多花一些時間,後面省下做錯或猶豫的時間會更多。
利用月報,觸動員工思考習慣
問:這樣的能力,該如何培養?是個人特質還是可以透過組織建立?
答:最基礎的,還是個人態度。如果只是想悠哉悠哉過日子,不想積極任事,那什麼方法也無效。但若想積極任事卻不得其法,是可以用方法去養成對的習慣。
聯強有幾個方法來培養員工思考。最基礎的是去觸動思考,比如每個人都要做月報。月報不是只有形式,而是要有要求與規範,主管與部屬之間也要就月報溝通與回饋,這樣,至少每個月會把這個月的工作執掌與內容重新想一次,這就是一個系統。
另外,工作可以切割成哪幾個部份?KPI(關鍵績效指標)是什麼?如何去統計與分析?這是結構。我們透過月報制度,訓練員工對工作做更多思考、系統、結構、整理、分析。
通常月報不會到了月底才開始準備,那樣會很痛苦。透過這樣一次又一次的過程,慢慢的就會掌握住架構,每天做事時會去思考,讓思考的頻率增加。有了結構後,思考的效益也會比較好。
交完月報,主管會再問問題。比如這個數字代表什麼?為什麼是這樣?如果沒準備,就答不出來。這樣的過程,主管也同樣在引導員工思考。
問:晉升主管時,會針對思考能力做考核嗎?
答:沒錯。我們一層一層的升職,都要看思考、系統、結構、整理、分析這5大能力的層次與火候,升職是以這個為基礎,因為這5種能力是所有能力的根源。
問:絕大多數工作都必須透過合作來完成,有時候事情做不好,原因是跟其他部門溝通不良,或爭取不到支持,你怎麼看這種「軟實力」的重要性?
答:要與別人合作,先要彼此談清楚,確認彼此掌握的精神與目的是否一樣。如果沒有這個習慣,假設對方什麼都知道,趕快開始做,這就慘了。兩人一起做,你要往東、我要往西,這就有得吵,結果變成兩人前進不了,一直argue(爭論)。
在合作之前,還是要回到精髓、架構、筋肉這個過程,彼此討論清楚,後面邊做還要邊identify(確認)有沒有跑掉。萬一感覺對方跑掉了,跟精神與目的好像有衝突,經過提醒,彼此往往不用argue得面紅耳赤,就能回到正軌。(本文摘錄自Cheers 雜誌,作者李欣岳)
#連結閱讀
1.專注、聚焦的近視眼後遺症
https://bit.ly/3wdsWHL
2.努力,但不要用蠻力!
http://bit.ly/2Bji3ef
3.主管只說不教,就不配做主管
https://bit.ly/3usg3cX
🌏聯強國際為亞太第一大、全球第二大資通訊通路集團,2020年全球營收規模突破台幣1兆3,300億元。
🎯知識與經驗的分享,是我們回饋社會的方式。
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新增:謝謝讀者們的留言鼓勵和熱情分享自己的經驗~ 本文目的是分享個人面試經驗,給大家之後在自己的面試準備上能有所參考如何應對類似情況或是考量不同類型的職場文化,不希望臆測特定公司。另外面試過程完全是公平公正的,對方公司透過模擬日常職場測試,審慎評估過後認為雙方不適合。僅希望這樣的分享能幫助到大家,我也還有很多地方待提升,未來也一起加油吧!
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我前陣子被朋友內推,去面試了某間全球雲端龍頭廠商的業務類型缺,就說是OO公司好了。其中的面試環節為:
對方會先給一個Case Study,內容是某 XX 公司對雲端服務有興趣想要了解一下。看完該 Case Study之後會跟由面試官(都是 OO 公司的業務人員)假扮的 XX 公司 CTO 先約一通 15 分鐘的電話蒐集一下需求。
接著會給一週的時間完成一份PPT,再約個 1 小時的時間來做Presentation,模擬銷售雲端產品給 XX 公司,其中 CTO 會來參加(也是業務人員的面試官假扮的)。
以下是針對面試過程中企業文化不合的一些心得,也是我人生中面過最出乎意料的一次面試,想作為趣談跟讀者們分享。
花了蠻多時間準備好 PPT 之後,我剛開始講話就被對方不斷地打斷,最後一頁 PPT 都沒用到,全程一小時變成100%的Q&A。
同時這些問題當中,每一項問題都有標準答案,彷彿只是再考該雲端公司產品或服務知識的問答集。
舉例來說:OO產品彈性擴容的機制、帳號要怎麼開?我們怎麼從本地端移植過去?OO 在產品上手這塊能提供哪些資源?
雖然可以理解這是真實客戶會詢問或發生的情況,但這樣會覺得有點困惑,如果全程都是在問這些問題的話,為什麼還需要簡報Presentation環節呢?不用直接透過我的PPT呈現邏輯來做評價,只是用隨機抽考的方式測驗我夠不夠懂產品知識的話,直接用一個問答面試就能解決了。
另外,對方提出必須把搬移到雲端前後的成本換算比較列出來放進簡報當中。因此我也做了一份分析。
「…所以使用雲端之後您將能節省下這部分的人力成本。」我說。
「但我這三位Ops工程師我已經請了難道你要叫我解雇嗎?其中有一個還是我們共同創辦人欸。」對方質疑道。
「理解您的意思,我只是給您一個建議、在團隊節省了運維的人力之後,這些人力可以用於開發更多創新產品提高現有收入,或是學習雲端架構之後,來進一步協助團隊規劃您的整體系統架構。」
「但他就不會啊。他還要去花時間學習雲端嗎?如果說也要用到這些人的話你人力成本應該算回去吧。」
「我只是比較目前您營運的架構當中其實不需要高達三位運維人員,如果未來您用戶數成長到百萬人次在系統設計上還有很多需要人力的地方就不需要多請很多人了,用現有團隊就行。」
我補充道:「而且我了解到您先前提到目前最關注的問題就是高峰期間的流量會讓服務無法響應,才因此想要移植到雲端,這樣的話這幾位團隊同仁還不願意學習雲端的話,我不太理解這個情況?」
「你要這麼說的話你能給我一個說明看這些人員怎麼佈署嗎?不能的話你算成本給我幹嘛?」
「沒問題,我們後續可以再跟您討論這一塊。」我默默想結束這個話題。
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接著又絲毫沒有喘息的問下一個問題,一樣沒有要進入簡報環節:
「我聽說 OO 公司的成本在所有雲端廠商當中價格最貴,你為什麼要把價格就放在第一部分講?」
「我相信 OO 的確產品價格更高一些,但相較於您目前自建在本地端成本而言,我也想要呈現給您看──同樣的架構,用我們產品的成本就可以節省到目前的1/14,已經遠遠比您目前的成本更低了。
但當然您可能會說『那其他雲端服務商說不定還能節省地更多』,所以我下一個環節就要跟您介紹我們的服務優勢,讓您了解到我們服務的強項、這也是其他家不能比的。」
「但我還是覺得你成本放第一頁跟我沒關係欸,我只是想要知道我現在痛點你怎麼解決。」
「好沒問題,讓我們來看這個系統架構怎麼優化跟提升,這個是團隊原本的架構…」我想趕快切入主題。(如附圖,面試文件中要求展示 XX 公司使用雲端架構之前、和用上雲端之後的架構對比)
「等等這是雲端吧,你用一個雲端架構圖跟我講要幹嘛,我又還沒有雲端。」對方質疑道。
「不是,這是本地端。你看這個只是VM,其他資料庫阿外部儲存阿也是你對應到你自己的資料中心。」我解釋道。
「我們本地端哪那麼複雜,我看不懂你在畫什麼,我們很簡單只有三層。你不能用傳統的三層架構直接來對比嗎。你這樣畫難怪每一項雲端產品都能夠直接做對應啊。」
「……」CTO會看不懂這張圖就已經包含在三層式架構裡面?
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最後對方問我,如果重來一次會想怎麼優化這次的簡報。
「我本來認知中,對方之前在電話中提到希望透過這個會議能了解的資訊有三個層面:『不那麼了解雲端想要被科普』、『OO公司可以怎麼滿足XX公司目前提升系統效能跟可用性的要求』以及『XX公司未來新上的服務可以怎麼被支援』
所以我分別用『介紹什麼是雲、雲端你能省下的成本』、『OO產品系列對應到你現有服務、跟未來想加上的新服務的總架構圖』,這樣的思路去做這份Presentation。很抱歉我沒有第一頁就放出他們最關心的問題。」
我說:「我會更理解對方急迫的痛點,每天晚上九點鐘網站流量會爆掉是他第一優先關注的話,我會在第一頁就優先跟他討論該怎麼做遷移、該怎麼抓一個時間我們一起討論把雲端服務Run起來解決他現在營運的問題,進入討論這樣的細節。成本或是新服務上線,只會作為亮點補充,最後再跟他探討。」
我頓了頓:「同時在PPT呈現上,如果客戶只懂三層架構,那我就不會用這種比較複雜的架構圖,我會用三層架構再加上分別對應的元件….」
有一個女面試官突然開口打斷:「好了好了不要再講技術了好嗎,可以結束了吧?」隨後把會議結束掉。
我一臉錯愕地盯著乍然黑掉的螢幕。
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最後快40頁的 PPT 一頁也沒有用到,長達一小時只是不斷地拋出問題並在同一個問題上持續糾纏。然而對方問的問題,都是在如果進入公司之後經過產品培訓就能夠有一套標準回答的問題。似乎沒有要聽你簡報思維脈絡的意思。畢竟這仍號稱是一個PPT面試,還滿令人出乎意料的。
我思考了一下,可能對方需要的人才就是在各種高壓情況之下都能溫柔以對的標準回答吧。隨後也立即拿到了Rejection Letter,深感自己的確與對方企業文化不合,想想人生中也沒遇過更神奇的面試經歷(畢竟做好的PPT一頁也沒有用到有點匪夷所思),忍不住上來分享給大家輕鬆看看。
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請問一下有推薦的畫架構圖的工具嗎
內容跟軟體架構有關,希望有伺服器、網路、資料庫等圖示
感謝~
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