【你以為電腦裡那些檔案都是黃金?沒做好管理都是垃圾】
-人人必修七大數位檔案的管理技巧
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我認為未來職人,是以知識工作者身分為主,而作為知識工作者,除了腦中珍貴的知識經驗以外,還有電腦裡那些經年累月收集來、彙整出來的檔案。
原本那些檔案應該是黃金,是你知識變現的利器,但沒有做好管理,這些東西經年累月累積下來,只會變成垃圾,增加電腦運轉的負擔罷了。
要怎麼避免這樣的情況發生呢?很簡單,只要學會這七大數位檔案的管理技巧,資訊垃圾都能變黃金!
而這七大管理技巧,又可以分成兩個部分來談,分別是「四大基本原則」與「從用戶端到雲端三原則」。
▌數位管理四大原則:三的架構、字母符號排序命名、檔案命名有規則、善用捷徑
1、別以為檔案分類分得越仔細,資料越容易找到,檔案的層級,以三層為主,最多不超過五層。
雖然美國認知心理學家喬治米勒提出了「七加減二法則」認為人能瞬間掌握的資訊量是七項左右,有些人可以更多至九項左右,而覺得七項太多的人,可以減至五項,但如果可以,分類別太多層,有助於快速找到資料。
2、利用字母符號排序命名
電腦系統中,對於各種符號的排序順序如下:
特殊符號>數字>英文>中文
第一層命名可以透過人生領域的不同來做分類,例如我的分類可能會有-「正職工作」、「個人品牌」、「個人」,分別可以編為「A正職」、「B個人品牌」、「C個人」
至於第二層命名,則可以盡量透過「西元日期+任務名稱」來做命名,例如在「B個人品牌-B01 IG經營」內,可能會有「20210526 IG直播」。
3、檔案命名有固定規則,別看心情取
許多檔案命名都很看心情,意思是說除了他本人以外,沒人看得懂,例如「書籍內容整理」
看到這樣的檔名,內心應該會浮現以下問題-
是什麼書要整理?哪一天整理好的?已經整理好了嗎?用哪一國的語言整理的?
所以,檔案的命名,可以透過「日期+任務+版次+語言」來做命名
而值得注意的是,檔案名稱這邊的命名,指的是「完成檔案的時間」這樣的設計,方便我們一目了然知道檔案的順序。
而這邊可能會有個疑惑-「上一層的資料夾不就寫時間了?」
這裡的時間,是指任務發生的時間喔!
4、善用捷徑,別再四處複製新檔案了!
很多人的桌面非常精彩,檔案多到完全看不到桌面了....這樣有一個很大的問題是,當你要找檔案時,你一定會找很久!
所以這時候,「捷徑」就可以出場啦!所謂的「捷徑」其實就是從原本檔案「分生」一個入口,可以隨便你放在不管是桌面,或是任何需要重疊性資料的部分。
先來談談放在桌面,桌面放置檔案的原則,是放你最近真的很常用的資料夾「捷徑」為主,當你結束之後,再把桌面的捷徑刪掉就好,完全不必大費周章的把資料夾移來移去。
再來,如果你發現,在「B01 IG經營」與「B02 FB經營」內,有個檔案「20210526貼文」是重複出現的,你可以透過建立檔案的「捷徑」,來建立資料的「網狀系統」,只要動一份檔案,另外一份就會自動更新!
▌從用戶端到雲端三原則:善用索引、判別權限、活動通知
談完數位管理的四大原則後,我們的視角就要從用戶個人轉移至雲端囉!
而雲端有什麼樣的特性呢?分別是「協作」、「跨裝置」與「同步」,正式這三個特性,讓每個用戶可以透過雲端來協作,即使是疫情嚴重到不能出門的現在!
當然,協作的同時,也會有許多問題產生,例如「沒人懂你的資訊分類」、「資訊不同步」...
但別擔心,以上問題都可以解決!
關於「沒人懂你的資訊分類」,我們可以「善用索引」,我們可以做一張像是「專案管理看板」或者稱總表、清單、目錄...等的表單,讓大家一目了然所有大事記,並把相關檔案連結、重點摘要放上去!
而雲端協作有件事情可能要注意,就是「判別權限」,雲端硬碟的權限大小從上到小分別是-擁有者>編輯者>加註者>檢視者
每一個層次的權限都不一樣,要定期檢視權限授權狀況,把該開的權限開好,例如你的夥伴可能會因為你權限開太低(開成檢視者)沒有辦法協同合作;或是專案進行到一半,有人退出了,那麼也要收回他的權限!
而雲端協作常出現的「資訊不同步」狀況,也可以善用「活動通知」來解決!
我們只要開啟活動通知,就能隨時掌握成員們文件更新的狀況,減少等待、校正資訊等狀況,也能減少許多時間成本囉!
▌未來職人知識變現的基礎:做好數位檔案管理
以上七項檔案基本原則,是不是令人驚艷呢?除了土法煉鋼傻傻的做事,我們其實一開始就要設定好規則,一開始就對,才能事半功倍。
而這件事極其重要,也許會變成基本常識,因為就像我開頭所說的,未來職人會以知識工作者為主,知識變現前要先做好知識管理,而常常我們所認為的「知識」如果在一開始就沒有處理好,例如做菜時一開始沒有清洗、處理好食材,那等於白費工夫,因為我們會花很多時間在後續整理,那麼這樣也會影響我們的產出品質的。
所以未來職人們,知識變現前,先做好數位檔案管理吧,這可是你們的根基呢!
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在這個步調快速的世界,職人都要追求效能極大化。
但問題來了,什麼是效能?和效率的差別是什麼?
簡單的來說,效率就是做得快;而效能就是做得又快又好。
在職場上,我們可能會遇到某些人,事情做得很快,但這件事並不是在他交出來後就結束,我們常常發現這項東西缺東缺西,或者出現重大紕漏...
出現這樣的狀況,真的是寧願他晚點交,但一次做到位呢!
但小孩子才選擇,大人全部都要,未來職人必須具備又快又好的高效能引擎!
該怎麼做呢?具備「高效能引擎」前提是我們得「更聰明的工作」!
在這個資訊量大、瞬息萬變的時代,更聰明的工作唯一解方是「掌握數位工具」!
▌什麼是「數位工具」呢?可以幫助我們如何高效能?
有些人可能會想說,不就是Word、Excel、PPT?不,那只是超基礎數位化運用而已,真正的數位工具,是「為了解決協作上的問題,讓協作有了更多的可能性」
而協作會產生什麼樣的問題呢?我們直接以我的例子來談好了!
我是個喜歡獨立作業的人,最好產品一條龍都自己完成,以做課程產品來說,從課程發想到執行、授課,中間所有流程如果可以我都會自己來,因為如果開啟協作,那麼中間一定會出現彼此速度、認知上的落差,會花很多時間在確認資訊,或等待對方完成他的部分,才能動工...
但我們怎麼可能都不跟別人合作呢?就算是一人公司,也不可能真的全部包辦所有事,還是得外包!
這個時候資訊落差、認知落差要出現了,怎麼辦呢?
數位協同工具就是要解決這個困擾的!透過數位協同工具,我們可以隨時了解彼此狀況與進度,也可以直接透過階段檢核點成果,更精確控制成果;而中間也不必耗費大量時間在確認資訊、等待對方完成進程,我們可以更有效的運用時間,隨時做調整與改變!
既然數位協同工具這麼神,我們得開始認真用!但問題來了,該使用哪個工具呢?
工具真的是玲瑯滿目呢...該怎麼選擇呢?
▌科技始終來自人性,重點是掌握方法不是工具
然而,數位工具種類玲瑯滿目,重點不是選哪一項工具,是我們怎麼使用這些工具!
掌握使用的方法,不管使用哪種工具,都能達到高效能的目的!
有一句老話這麼說:「科技始終來自人性」
這些數位工具最終是要讓我們生活變得更好,所以掌握使用的方法,才是最終的王道!
未來職人要了解「數位協同工具」使用方法,因為這是職人的高效能引擎能夠發動的關鍵!
所以,在著急的找數位協同工具前,先去了解關於「檔案管理」、「活動管理」、「會議管理」等管理方法吧,未來職人的所要了解的方法,都屬於這三個範疇喔!
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