《#20道資料視覺化難題全解析》部落格文末抽書 2 本
你有沒有遇過一種情況,主管嫌你的簡報太複雜,看不懂你要表達什麼?你有沒有看過同事拿著同一份資料做簡報,但是做出來就是比你的清楚易懂?為什麼別人的簡報都一目瞭然,自己的簡報卻總是被退件?原因就在於,你沒有掌握「#資料視覺化」的技巧。
部落格圖文版 https://readingoutpost.com/data-visual-20/
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【我為什麼推薦這本書?】
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劉奕酉 老師一直是我非常欣賞的資料視覺化達人,他擅長將書摘精華、商務資訊轉換成好懂的「全息圖」,也是一個高效能和高產出的作者。他的前一本書《高產出的本事》曾帶給我莫大的啟發,而這次他以資料視覺化為題,推出的第三本書,讓我更加引頸期盼。
曾經,我以為自己讀過最棒的「資料視覺化」書籍,是Google前人力分析總監柯爾・娜菲克(Cole Knaflic)寫的《Google必修的圖表簡報術》。她曾經在書中講過:「即使全世界的資料就在我們的指尖,也不會讓溝通變得更容易;有時候,反而變得更難了。」資料氾濫的現在,「爛簡報」反而更加常見了。
從那本書之後,我改變了自己製作簡報的觀念,自此以為資料視覺化的頂點就是這樣了。直到我讀到了這本劉奕酉老師寫的《20道資料視覺化難題全解析》,又刷新了一次我對資料視覺化的認識,讓我知道這個領域永遠都有進步空間。所以我毫不猶豫地答應了出版社,掛名推薦這本好書。
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【這本書在說什麼?】
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劉奕酉老師在這本書裡,傾囊傳授他在高科技業擔任高階主管幕僚的簡報經驗,以及他成為自雇者後在各大企業培訓簡報能力的精華淬鍊。任何「資料」在被觀眾吸收之前,都只是一團混亂的雜訊,唯有懂得抓到重點、透過「視覺化」呈現出來的人,才能夠將訊息埋入對方的心裡。
我們一般在職場中,總會面臨要整理資料、製作簡報的時候,如果你沒有掌握資料視覺化的訣竅,只會把原始資料整理成冷冰冰的表格、五顏六色的柱狀圖,那麼你注定得不到能見度,也無法展現出自己在專業上的見解。作者透過這本書教我們「讓數據說話」的技巧,把龐雜的資訊,用一張圖表清楚表達、直抵人心。
這本書不只是資料視覺化的「觀念教學」和「案例解析」,更包含了簡報製作的「操作技巧」,以及眾多提升製作效率的「網路資源」。這是一本兼具理論和實戰的工具書。底下簡單介紹一下本書的架構,以及我學到的一些新東西。
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【視覺化的觀念教學】
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我很喜歡的第一個觀念是「不怕留白,你該學會的減法設計」,這個章節提醒了我「少即是多」的重要性。直到現在,我仍然常常犯了把許多資料擠在一起的錯,總是想要把簡報講得完整,卻忘了複雜的圖像會造成觀眾的認知負擔,反而阻礙了吸收。這裡的關鍵是要記得:「拿掉這些元素,會不會影響想要傳達的主要訊息?」
另一個實用的觀念是從英國脫歐的簡報拆解,學到的「化繁為簡的金字塔結構」。作者示範了如何拆解一篇生硬的文章,利用「拆文成段、拆段成條」的小技巧,把滿滿的文字簡化成清楚的脈絡。然後再依據簡報聽眾的程度和職級,使用不同的視覺化方式,示範了「同樣的景色,不同高度的人看到的細節與重點也不同」。
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【視覺化的案例解析】
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作者在書中引用了許多實戰案例來示範,說明怎麼從「資料」中整理成「資訊」,在從資訊裡挖掘出「洞見」,各式各樣的案例用法總是讓我驚嘆。例如其中一段「消費者購物態度問卷調查」,原本把兩個年度、各16項的調查結果攤在一張表格上,其實很難一眼看出有用的訊息。
接著,作者把資料整理成百分比和趨勢的表示方式,這時有用的資訊開始浮現出來。然後再善用斜線圖的方式,表示兩個年度的趨勢變化,並且將趨勢進行排序。最後,利用文字的顏色差異,凸顯出真正有價值的洞見,找出消費者最重視和相對不重視的項目。
看到這個案例,我們可以想想看,如果一個職員指懂得秀出第一張』原始資料表格」的簡報,另一個職員卻能整理出「資料視覺化」之後的簡報,哪一個能為公司能帶來更高的價值?
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【簡報製作的操作技巧】
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我時常追蹤作者的新文章,也喜歡看他整理的全息圖,發現許多讀者常常問他的問題是:「你的視覺化簡報是用什麼軟體做的?」他總是笑笑地說:Power Point。沒錯,就是這個大家最常用的工具,卻能做出令人印象深刻的視覺化簡報,就連全息圖也難不倒這個老牌的簡報軟體。
在這本書裡,作者不藏私地分享了好幾種 Power Point 的使用技巧,雖然我跟隨著作者的腳步許久,也算是滿熟練 Power Point 在視覺化的應用,但還是從書中學到不少新東西。例如有「聚光燈效果」的遮罩圖形,就可以用各種「合併功能」做出來。我之前一直用奇怪的方式做出遮罩,直到讀了這個章節才恍然大悟。原來我們熟悉的軟體,可以做出這麼出色的視覺化效果。
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【網路資源素材大公開】
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看了作者在網路上分享的全息圖、視覺化簡報,不免讓人好奇,他到底花多少時間做出這些精美作品?這些資源該去何處尋找?這一次,作者在這本書裡完整地分享出來。他把這些資源分類成:圖片素材、圖示素材、字型素材、去背軟體、視覺化圖表工具。
從他整理的分類和來源,我們也可以學著建立自己的素材庫,以利之後快速套用和重複使用。為了鼓勵大家可以去找原書來看,在這邊我就不揭露書中的資源,僅拋磚引玉我自己常用的項目。圖片素材:Unsplash。圖示素材:Flaticon。去背軟體:Remove.bg。值得注意的是,我們在使用這些素材時,也要注意授權方式和標註來源的問題,避免踩到版權的界線。
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【後記:視覺化已是必備技能】
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劉奕酉老師在書中強調,「資料視覺化的技能可以讓知識變得吸睛、易懂、好傳播」,人類就是偏好視覺的動物(老闆也是人……吧),懂得用視覺化的方式表達資訊,才能夠將訊息傳達到對方心坎裡。熟練這種技巧的人,在無形之中提高了自己在「外人」眼中的專業度,也會在不斷拆解、整理和製作視覺化資料的同時,提升自己「內在」本質上的專業度。
以我自己讀過的「資料視覺化」書籍當中,我推薦「必讀的兩本」就是《Google必修的圖表簡報術》和《20道資料視覺化難題全解析》。我建議先讀《Google必修的圖表簡報術》這本,書中比較強調範例的演進,以及基礎功的演練,對於新手很友善。接著再讀《20道資料視覺化難題全解析》,就會對書中進階的應用和觀念更加深刻,搭配書中多出來的操作技巧和網路資源,你就可以將前一本書的內容實際應用出來。
下一次,如果你又面臨了一份錯縱複雜的資料和表格,就可以從這兩本書中提取專家的智慧,利用化繁為簡的方式拆解資料,再透過視覺差異的表現方式凸顯重點,讓數據和圖表替自己說話。推薦資料視覺化這個「把資料變黃金」的技巧給你,希望你也能走出一條職場的黃金之道。
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感謝 新樂園出版 與你悅讀 邀約掛名、贈書抽獎
「職場 溝通 必備 商務 簡報 技巧」的推薦目錄:
職場 溝通 必備 商務 簡報 技巧 在 大人學 Facebook 的精選貼文
嗨,我是大人學英文的Joy。我發現一件事:台灣的企業有越來越多外籍員工,我去內訓上課,有時會全程用英文授課,你是否好奇外國人不是都會英文了嗎?為什麼還要來參加 JOY 的課呢?
答案很簡單,因為 #大人學英文 的課程,不止是談「字彙」,也談「智慧」。
什麼意思呢?
很多年前,我去紐約進修,課程是關於職場人士必備的「商務溝通」技能。上課之前,我和旁邊一位化妝品牌的巴拿馬籍行銷經理聊了起來,兩人輪流分享工作上不論是跟主管、客戶、廠商或其他部門的人,在書信或是面對面的簡報和開會情境下,常遇到的溝通問題和挑戰。當時我們都很期待稍後上課的老師,可以提供不同解決問題的視角。
但是當課程開始沒多久後,我們就後悔了。老師一進來就發給每個人好厚一疊的講義,有書信、簡報、社交、會議等各式溝通情境的「表達句型」,接著老師叫我們拿出「簡報」的講義,開始一一「帶著我們唸句子」。
唸句子?!一堆人面面相覷,我們不是來學「溝通」的嗎?果然,外國人不像我們會默默吞下所有的疑問,他們的成長環境可是鼓勵踴躍發言的,於是同學開始陸續打斷老師的話,有人問「如果今天客戶遲到,結果搞到時間只剩3分鐘,而客戶的臉上又寫著沒耐性三個字,那我還要照這樣的句子開場嗎?」,另一同學又問「每次要跟客戶解釋問題都很困難,聽不懂就說我有問題,該怎麼辦?」
我本身有業界工作經歷,當過PM、也負責過品牌行銷和公關,也輔導過各行各業的職場人士。關於「#英文簡報」,我非常清楚知道,無論英文台詞背得多牢,眼前的人(對,就是那些看著你的聽眾)就是有辦法讓人必須脫稿演出,報告到一半就直接問「You sure this is the best price? (你確定這是最低價)」或是「What about other customers? Their order? (其他客戶的量是多少)」、或是才剛開口就是「so?(然後呢?)」的表情、要不就是接到通知「Sorry, I’ll be 30-minute late. Please speed up your report later. (我會晚到30分鐘,等下請你報快點)」,這些種種會令人瞬間斷片的「實境題」,最大的挑戰已經不是你有多少字彙,而是你的「控場」能力。
而「控場」就是一種「智慧」!考驗著講者知不知道如何在眾多干擾(例:聽眾的言語、眼神、手勢、軟硬體設備、其他參與者)下,仍然可以 #熟練的 用專業英文陳述想法,並運用技巧達到簡報的目的。
➡鍛鍊你的英文簡報力,讓主管和客戶印象深刻:http://bit.ly/2Zttfik
職場 溝通 必備 商務 簡報 技巧 在 大人學 Facebook 的最佳貼文
簡報,其實大部分是在考驗你的控場力
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嗨,我是Joy,黃喬伊。很多年前,我去紐約進修,課程是關於職場人士必備的「商務溝通」技能。
上課之前,我和旁邊一位化妝品牌的巴拿馬籍行銷經理聊了起來,兩人輪流分享工作上不論是跟主管、客戶、廠商或其他部門的人,在書信或是面對面的簡報和開會情境下,常遇到的溝通問題和挑戰。
當時我們都很期待稍後上課的老師,可以提供不同解決問題的視角。
但是當課程開始沒多久後,我們就後悔了。老師一進來就發給每個人好厚一疊的講義,有書信、簡報、社交、會議等各式溝通情境的「表達句型」,接著老師叫我們拿出「簡報」的講義,開始一一「帶著我們唸句子」。
唸句子?!一堆人面面相覷,我們不是來學「溝通」的嗎?果然,外國人不像我們會默默吞下所有的疑問,他們的成長環境可是鼓勵踴躍發言的,於是同學開始陸續打斷老師的話。
有人問「如果今天客戶遲到,結果搞到時間只剩3分鐘,而客戶的臉上又寫著沒耐性三個字,那我還要照這樣的句子開場嗎?」,另一同學又問「每次要跟客戶解釋問題都很困難,聽不懂就說我有問題,該怎麼辦?」
我本身有業界工作經歷,當過PM、也負責過品牌行銷和公關,也輔導過各行各業的職場人士。關於「#英文簡報」,我非常清楚知道,無論英文台詞背得多牢。
眼前的人(對,就是那些看著你的聽眾)就是有辦法讓人必須脫稿演出,報告到一半就直接問「You sure this is the best price? (你確定這是最低價)」或是「What about other customers? Their order? (其他客戶的量是多少)」、或是才剛開口就是「so?(然後呢?)」的表情、要不就是接到通知「Sorry, I’ll be 30-minute late. Please speed up your report later. (我會晚到30分鐘,等下請你報快點)」,這些種種會令人瞬間斷片的「實境題」,最大的挑戰已經不是你有多少字彙,而是你的「控場」能力。
而「控場」就是一種「智慧」!考驗著講者知不知道如何在眾多干擾(例:聽眾的言語、眼神、手勢、軟硬體設備、其他參與者)下,仍然可以 #熟練的 用專業英文陳述想法,並運用技巧達到簡報的目的。
對了,值得一提的是,沒多久前,某科技大廠的一位日籍主管透過人資聯繫到我,他即將代表公司主持產品發表記者會,希望可以加強 #英文簡報能力。
有趣的是,他之所以會來找我,是因為他的台籍同事,之前在內部簡報上的表現很搶眼,一問之下,才知道原來是上過我的內訓的成效。
➡跟我一起鍛鍊英文簡報,讓客戶不再失控:http://bit.ly/2Zttfik
➡跟我一起強化中文簡報,讓主管印象深刻:http://bit.ly/2Ol4mCS
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