【在職場,寫了Email卻得不到回信?有時候,對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說,無論是開發或者聯絡,你是否準確的表達,常常決定了對方是否要回覆,也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問,他說一週前,他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫,但對方遲遲沒有回覆,眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了,到時認證要是沒拿到,公司就不能賣相關產品,造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人,卻又等不到回覆的情境,你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢?明明這些要求都很簡單啊,明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已,手指頭在鍵盤敲個幾下,就可以回信了不是嗎?為什麼都過了一週,卻還沒有消息呢?
其實,我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧,而是「#沒有理由(no reason)」,意思就是:有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事,但卻都沒解釋「為什麼」,看得他滿頭問號,覺得「我有義務做這些事嗎?」應該沒有很急吧?有時甚至遇到要求涉及機密,更讓他不知所措,乾脆統統不回,收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子:
Could you please send me the latest figure by Jan 11?(可以請你在1月11之前寄給我報告嗎?)
文法正確,但字面上因為少了「為什麼」的解釋,無法令人感受到回信的「急迫性」!
這時只要善用 so that(如此一來),在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」,例如,對方只要回信就能:解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等,對收件者「明示」若不早點回信,可能會造成的影響是什麼。
比方說:Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?(請在1月11日之前寄回報告,如此一來我們才能在截止日期前完成測試。)
看完 so that 之後的原因後,收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的,自然就會加速回信囉!
所以,想要加速對方回信,其實很簡單!就是:給對方一個理由,告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
在英文聽說讀寫中,「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧!因為不用面對面即時回應,我們有充足的時間,可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神,還有其他各類工具來幫助我們。
這門Joy老師的【商務Email的結構化寫作法】課程,非常強調 #即戰力,把所有壓箱寶一次交給大家,目標是讓大家隔天就能看出明顯的進步。
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我兒時的志願之一,是自己背書包。
到真的背在身上,我才驚覺書包原來可以這麼沉、那麼重,結果又還給媽媽背,雖然許多時候是她按捺不住搶過來替我分擔。
直至在公司樓下,我卸下殘疾孩子的身份,肩負起全職員工的責任。
隨着年歲增長,四肢殘障於我的影響倒是愈發明顯。譬如說,連考試都以電腦代筆的我,至今其實仍用不慣鍵細而深的傳統鍵盤,手指時常碰到兩鍵之間的空隙,十居其九誤按旁邊的鍵。朋友總笑我打字比他們快,那是因為天天使用速成輸入法的我,早就把常用字詞的位置和次序背得滾瓜爛熟,所以我不必看螢幕選字,只需專心盯着鍵盤,確保兩隻手指能順利命中目標。我一直透過記憶來彌補速度上的不足,省去書寫記錄的時間,讀書如是,工作亦如是。
所謂獻醜不如藏拙,我從不主動揭露除腳部以外肉眼未見的其他不便,因而沒有同事知道我雙手乏力難以拿重物,以及校內考試要多用將近一倍時間完卷。奈何職場不同於學校,就像英文截然不同於中文,我再也不能單按三兩下鍵盤便打完一整串字母長的字,哪怕我由始至終都只得左右各一隻食指。我無法揚長,但想在殘酷的商業社會裏生存至少要懂得抑短——反正個個都嫌棄公司給的硬件太舊太慢,我也順理成章地自備設計最為用家垢病,卻恰巧是為我度身訂造的、按鍵極淺且極闊的新款蘋果電腦上班。
我漸漸醒悟世事往往不如人所願,絕不是你肯去付出就保證有收穫的。這已經不是我會否介懷世俗眼光的問題,而是即使我窮盡畢生血汗,也無法以健全人的身份與姿態活着。說不難過未免太虛偽,明明我無時無刻不痛恨這點在浩瀚宇宙中微小如塵,卻舉足輕重到徹底扭轉我人生的巨大瑕疵。曾經我面試表現甚佳,自曝殘疾非但不減部門經理對我的賞識,反而令她更加信任我的應變能力。想不到臨尾她突然請我起身走兩步,問我能否改穿皮鞋或平底鞋工作,然後就沒有然後了。因此我不可能看得比較開,正如風雨過後天不必然會比較亮,憑甚麼要求受苦的人習慣吃苦呢?
只是若天終將持續灰一輩子,與其跺腳賴皮怨天怨地,倒不如學着在牆上鑿洞偷一絲助自己存活下去的光。更何況,待着待着,待智慧和堅忍從日以繼夜的磨練種出芽來,我自然就長出新的能耐。
#例如是獨自背起手提電腦走到馬路對面的辦公室去
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鍵盤上有Emoji鍵也太可愛了吧♥️
3款一色都好Q,根本是表情達人速成幫手(笑)
#噪咖上菜
#艾瑪華倒編
圖片來源:Logitech 羅技
#鍵盤 #Emoji #3C #羅技 #logitech
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速成表鍵盤 在 包一包 Youtube 的最佳解答
良心提醒,你如果想成為職業聯賽高手的話,這些東西就不要用,因為用了就不可能出場比賽,現場都是一人發一隻官方手機叫你用手指表演滑銀幕,所以手速要從小開始練起,不要貪速成(這種日子操一兩年,你眼睛跟身體大概要壞光光,請適可而止)。
當然,隨便玩玩就算了。
《目錄》
使用心得(廢言)00:05
夜神模擬器及Xpadder的手把設定 02:28
夜神模擬器-智能施法的指向性技能設定 04:25
(左手鍵盤/手把,右手滑鼠)
試打一場新手虐新手全程錄影(模擬器加手把畫面) 05:24
補充,手機本身也有遊戲專用的手把,只是都沒有原廠授權,有些功能看起來很強大,但我沒買過這些東西,建議自行爬文找找看,買之前能有展示品可以試摸試用最好。
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