《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。
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#這本書在說什麼?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要?
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先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。
在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望?
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站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:
1.「謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此,這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時,表達接納對方的發言,但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友,但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好?」不要淪為只有自己動腦。
4.「……(不多話)」身為主管常有強烈使命感,認為自己要負責解決問題。然而,太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時,用這句話擴大思考框架,或提出完全相反的想法。
此外,保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想:「領導者要認知到,自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人,懂得讓出空間給下屬發揮和表現,讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題?
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讀到這本書的後半段,看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣,反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合,我整理書中實用的問句範例,畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先,是會議開始時的規劃(Plan)階段,提出「目前最大的問題是什麼?誰最困擾?我們最應該先解決的是什麼?」之類的問題,定義會議討論的主軸,凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著,是會議重頭戲的執行(Do)階段,針對討論方向開始向部屬提問:「關於這件事,你有什麼想法?你打算怎麼做?需要什麼協助?」透過這類問題,激發思考與討論,催生各種提案與想法,讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來,是會議收斂的檢核(Check)階段,試著帶領團隊回顧,問道:「我們的討論是否有朝目標前進?」也可以向個人提問:「你可以用一句話總結這項重點嗎?」把討論完的策略與議題進行收斂,凝聚團隊共識,加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後,總結會議內容的行動(Action)階段,問出:「根據今天的討論,要採取哪些行動?」讓團隊針對共識,擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼?」之類問題,讓各項行動有明確的執行者,完成這次的會議循環。
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後記:#你喜歡哪一種工作風格?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》書中的88個問句範例,大部分是由(1)使用原理、(2)使用範例、(3)進階運用要訣、(4)宜避免使用的提問構成,適合讀者挑選符合自己風格的問句,進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗,還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化,可以知道日本的職場倫理上對下的態度,仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅,在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整,台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格,這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案,更能夠促使部屬成長與進步,似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事,你有什麼想法呢?
同時也有2部Youtube影片,追蹤數超過4,790的網紅倉庫的女人Claire,也在其Youtube影片中提到,我的課程在9比1線上學習平台上架了! 《24堂學了就想說的情境英文文法課》 課程傳送門:https://9vs1.com/go/?i=95fb2eff1848 謝謝你們的耐心等候!🔥🔥🔥 一路看我從進度0看到進度100的你和妳。 做完的當下,內心頓時覺得空虛了一下 覺得太想哭,也太想笑...
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【有沒有推薦的老師】
常有朋友問:「有沒有推薦的老師」,尤其近暑假,音樂班、音樂系要準備選填主副修老師,大家趕緊拿名單希望能選個好老師。最近就收到五個朋友詢問。
「XX學校裡,你有沒有推薦的老師」
「想要找怎樣的老師」
「好的老師」
「好老師是指?」
單句「你有沒有推薦的老師」,其實是危險的問句。
我收到訊息常常很困擾,因為我完全不清楚該學生的程度,也不知其個性。若是我自己的學生,我十分清楚學生程度與個性,以及他所想要,那我當然很清楚他接下來適合怎樣的老師。又,除非是很熟的老師,我知道老師的個性與教法,或者我清楚該位老師的專業度很強,我當然可以給予建議。有些老師我聽過名字,但不清楚他教的如何,有些程度根本不行的,就也不好說了。
意思是,當你問王小明「哪個老師好」,他卻輕易回答了你,往往來自幾種狀況:
A. 那老師聽起來很有名,王小明猜測應該不錯吧
B. 王小明「聽說」那個老師感覺人很好,應該不錯吧
C. 你問的那人,剛好是王小明的好朋友,所以推薦,但不表示那老師教的好或適合你。
至少要多問一句「那位老師是怎樣好?」
#我明白很多學生與家長沒有太多想像空間,所以不清楚自己要找怎樣的老師。以致於常出現XX老師很有名所以趕快拜,拜了之後磁場不合,過著地獄般的習琴生活。但大家都知道,找主副修老師,是比辦婚禮拍婚紗還重要的人生大事。(所以我沒辦婚禮也沒拍婚紗,但以前很認真找老師)
提供大家一些方向:
簡單來說,從「#專業/#擅長面」跟「#性格」兩大點考量,也必須先了解你自己,了解自己的個性,以及願意投注多少心力。你要找專業度很強的,還是媽媽般溫暖會照顧、鼓勵、關心你人生的?(不要跟我說但是你媽很兇不溫暖,只是比喻😂)
當然你可能會說,想要很會彈又很會教又很溫暖,又很主動幫你規劃未來與進度的,視野夠遠,還關心你人生聽你說話。然而,每個老師的 #教學理念不同,#人的個性都有比重問題,不是說專業度強的就一定很冷,溫暖的就不專業,只是如果全都要,要先看自己的八字夠不夠好。
「聽說」是有風險的,這個風險(推薦錯誤),來自於沒先搞清楚自己想要什麼。搞不清楚狀況,或不夠仔細,跟買股票一樣,要人報明牌聽開心的。別人眼裡的好老師,可能根本不適合你。
例如:
1. 某名師很有名,但他可能著重在他自己的事業發展上,心其實不在教學。
2. 你底子不夠好卻滿心想比賽得名,卻選了屬於嚴格打底、要你打掉重練、認為底子好才有資格比賽的名師。
3. 你明白自己過去學習的坑洞很多,成績是矜上去的,想重新好好打底,但選到只重視推學生去比賽的老師。
4. 你很想好好學音樂,老師卻只在乎成績(他的業績),整學期只教考試曲。
5. 若你個性偏向自信心不足或比較玻璃心,聽說該位老師學生成績都很好,選了才發現老師對於學生彈不好講話會尖酸刻薄情緒激動,也不是你承受得住。
6. 有些副修學生,急著找好老師,但進了學校之後,其實不打算花太多時間在副修上根本打算擺爛,結果選到認真老師被狂盯。
7. 看某個同學琴藝大增,打聽之後換給他學校老師,才發現原來琴藝大增是外面老師教的。
8. 你覺得你對音樂的了解很少,對於如何練琴也沒概念,手上技術更是有限,結果老師一直在講抽象的像山像海或音樂裡的人生哲理。
以上,都會讓你(或老師)很痛苦,是互相耽誤的媒合。
下面幾點可納如考量:
1. 如果你很想享受音樂、進入真正的古典音樂,那你可找喜歡分享音樂、可以津津有味的跟你說著很多音樂家之間的故事,屬音樂家、藝術家個性的老師。
2. 如果你明白你底子不太好,成績是矜上去的,過去學習的坑洞很多,那你就要找一個很會幫人補基礎,很會幫你debug 的老師
3. 若你清楚自己個性鬆散,但其實很想學好,需要人盯,你需要找很雞婆會盯你的老師,不適合找好好先生型老師,或「學生要練多少,#隨喜」的老師。
4. 如果你希望老師能幫你全方面長遠規劃,那你需要 #視野廣 又雞婆的老師。
5. 如果你很想要一個mentor、很需要溫暖,需要常常有人說話,那你需要溫暖媽媽型老師
6. 如果你是副修並且只打算敷衍過去,或者在 #外面已找到你覺得很棒的老師在固定上課,你學校就要找一個不會管、#沒什麼在教、只是需要掛名在學校裡的老師,否則會拉扯到外面老師幫你安排的進度與學習。
7. 如果對你來說,增進彈奏能力為第一要件,那你就要找程度非常高的老師(老師當然是有分程度的,差異很大)。
有些老師喜歡的模式是他賣他的專業,你買他的技術,如果老師也很溫暖關心你,那是有緣份的bonus。
8. 你未來想出國念,還是打算在台灣念畢業就好,選擇老師的方向也不一樣。
先知道 #自己目前習琴的狀態與程度、#未來想要的方向,以及 #打算花多少時間練琴。
然後,你要問的是:「你知不知道XX學校裡老師的狀況,#該位老師的個性與教法大概如何?」再自己去評斷適合選誰。
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若是坊間普通班的學生,除了我書裡寫的幾點(翻開課本P.66),可以再考慮一點:
如果你很希望小孩多認識古典音樂,老師可以引薦導聆,那最好找有在聽古典音樂及熟悉樂壇動態的老師,很多坊間教琴的老師不熟古典音樂喔。
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🌟網站上比較好閱讀:連結放留言區。
【延伸閱讀】「#鋼琴老師沒告訴你的24件事-學音樂,追求什麼」P.66-69 – 找老師該注意的事。
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#學鋼琴 #鋼琴老師 #鋼琴 #音樂班 #音樂系 #找老師
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善用 #奇蹟問句,讓你不用中樂透,也能找到心之所向。
如果有一天,你做什麼事都能夠賺到足夠多的錢,過上理想的生活,那麼你想做什麼事情呢?為什麼是這件事情呢?
在思考未來方向的時候,我們都很容易從自身經驗出發。比方說我是什麼科系畢業的,就去找那個行業的工作。
這一點並不難理解,畢竟我們習慣從過去的經驗當中,找到一個脈絡或者是模式,來推估接下來可能會發生什麼事情,並且思考可能的應對方案。
這種方式在變動比較慢的時代或者是產業或許行得通,只不過我們現在這個資訊革命的時代,可能就不是那麼適用了。
想想這些年來,那些被稱為破壞式創新的經典案例,例如像是雄霸手機市場多年的Nokia,被電腦公司蘋果打敗;還有像是曾是影音出租市場龍頭的百視達,被做郵寄DVD服務起家的Netflix擠下神壇。
現在的商業市場中,顛覆我們想像的商業模式層出不窮,過往的企業經營多半都是同業的競爭,而現在這個時代,企業可能連自己的競爭對手,會從哪裡冒出來都不見得能夠完全掌握。
在這樣的情況下,如果只是完全依靠自身過往的經驗來思考未來的發展方向,恐怕失真的比例會非常地高。
再來,如果我們只用過往的經驗,會對於「專業」這個事情產生一個誤解。
我們會認為要培養一個可以作為工作的專長或者是專業,需要耗費的時間非常地長,因為我們的第一個專業就是這樣培養來的。
當然每個專業所需要的培育時間都不太一樣,也不會說所有的行業每一個人一定都有辦法勝任,但是這種「要學習一個專業很困難」的想法,會在我們的腦海中形成一種「除了現在這個領域,我好像沒有什麼其他可以做」的錯覺,這種錯覺就會屏蔽我們,讓我們看不見自己現在已經具備的優勢,還有外在的一些機會。
為了打破這種被現有經驗限制住的情況,我推薦大家可以在思考職涯發展方向的一開始,先使用「奇蹟問句」這個工具,先從擴大想像力開始。
「奇蹟問句」的概念很簡單,就是問一個當奇蹟發生的時候,你會怎麼做選擇的問題。
例如:如果你樂透中了25億新台幣,請問你會怎麼花呢?如果你現在撿到神燈精靈,可以實現三個任何你心中的願望,那這三個願望會是什麼呢?假如你明天就要死亡,此刻的你最想完成什麼呢?
大家應該不難看出,這一類問句的情境,發生的機率是微乎其微的,可是這一類的問句卻可以非常輕易的就把我們 #拉出現實的框框,大膽地做起白日夢,從一個比較輕鬆的角度去思考,反正發生機率非常低,我們也不用去擔心自己說了一個遠大的目標而實現不了,而覺得很丟臉,或是只能從自身的經驗出發,總是只能找到一些相似,但對於現在的困境沒有什麼幫助的答案。
「奇蹟問句」的第二個好處是,#它能夠幫我們看出內心真正的渴望是什麼。
因為是奇蹟,所以那些在真實世界無法達成的願望,都可以輕易地實現,因此我們會更大膽地去說出我們所想要的是什麼。
說到這裡,可能有些朋友會困惑,你說這是奇蹟發生才能實現的想法,回答出來的答案也不能夠馬上實現,那對我找工作會有什麼幫助?
表面上看起來是這樣,可是實際上,我們可以對自己的答案再進一步地抽絲剝繭,這時就要進行奇蹟問句的第二步:「連續的3次提問」。
至於詳細的操作細節,歡迎參考【尋找天賦與熱情:職涯難題的分析與解答】,在這堂線上課中,我們不只會針對奇蹟問句,更會針對許多人在職涯最常碰到的25個問題,帶大家一步步,抽絲剝繭地找出自己職涯的解答。
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更謝謝不嫌棄我的你們,陪著我走過每一步路。
對我來說,
你們也同樣像是遙遠的朋友、老師,
卻也是真實的存在。
因為更多時候,不是我只為了自己做,
而是為你和我一起努力。
我常覺得如果我可以,
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L6 - 子句是什麼
L7 - 用英文道歉也能誠意十足
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L9 - 介系詞與介系詞片語
L10 - 跨國工作必備 1 : 開會英文
L11 - 跨國工作必備 2 : 遠距會議解決方案
L12 - 英文的比較變化
L13 - 英文說起來「更生動」
L14 - 打造殺手級英文簡報
L15 - 英文時光機 : 現在、過去、未來
L16 - 英文時光機 : 進行式、完成式、完成進行式
L17 - 小而美的三個字 : a/an/the 冠詞
L18 - 「蛤!為什麼這要用被動」主動 VS 被動
L19 - 用英文聊數字 : 金錢、數據、時間
L20 - Small Talk 辦公室的閒聊藝術
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以下為本段內容文稿:
過去我分享過很多關於怎麼「優化」我們的腦力,讓我們更有創意、更有效率的方法。而其中呢,我好幾次有談到,怎麼樣去切換我們的心智模式,特別是一些身體的活動,像是走路可以幫助我們,去優化我們的腦力。
而且啊,如果你是我的線上課程的學員,【時間駕訓班】的話,你會更清楚的知道,其實走路它也是一個幫助我們,進入內在運作模式的「發散模式」的一個途徑之一。
那談到「走路」這件事,有一些更細心的朋友,就會跟我討論,究竟是走路本身就有幫助,還是因為要走路、要走出去,因為外界的刺激,而幫助我們優化我們的腦力,讓我們更有創意?
這個問題非常好喔,而且他問到一個更細緻、更核心的部分;如果我們能夠有效的回答他,那對於自己在工作跟生活裡,怎麼樣去調整自己的狀態,並且讓自己更有效率,就會很有幫助。
其實關於這方面的討論,還真的有心理學家,去做了一系列嚴謹的研究。這是美國的心理學家,馬利利.奧帕左跟丹尼爾.史瓦茲,他們設計了一系列的實驗,來探討「走路是否能夠增加創意」這個問題。
他們找了48個參與者,一剛開始請他們每個人坐在桌子前面,不做任何的事情,經過一段時間之後,讓他們完成一個「創意評估」的測驗。
而接下來,再請他們在跑步機上慢慢的走動,就跟我們平常散步、走路是一樣的速度;透過這樣子走路一段時間之後,再進行創意評估的測驗。
結果呢,比較他們坐著跟走路之後,所獲得的創意分數,發現喔在走路之後的測驗分數,會明顯的變高。
那稍微瞭解實驗研究的人,就會知道喔,這個研究表面上,好像是支持「走路」能夠提升創意,可是它的實驗設計方法,可能就有一點爭議了!
因為呢,這兩次測驗有可能是第一次坐在那裡,坐完之後因為對測驗不熟悉,所以分數比較低,並不是因為走路完之後,分數變比較高。
所以如果這個順序,跟時間因素沒有排除的話,那麼這個實驗研究的證據,仍然是不足夠的。
所以呢,他們又做了第二個實驗,他們一樣找來48個參與者。把他們分成三個組別,第一個組別是「先走後坐」、第二個組別是「先坐後走」,而第三個組別是「兩次都坐著」。
所謂的「先走後坐」,就是先走路一段時間,然後做測驗,然後再坐著一段時間做測驗。所以呢,它後面的都是以此類推,像「先坐後走」,就是先坐著完之後做測驗,然後接著走完再做測驗。
所以第三組就是「兩次測驗」,都是坐一段時間,做一次測驗,再坐一段時間再做第二次測驗。
接著他們就比較這三組的結果,結果發現喔,不管是「先走」還是「先坐」,只要是走路散步完,之後的創意分數都會比較高;尤其是「先走後坐」的這一組會特別的明顯。
表示哦,第一個實驗當中懷疑創意會高,是因為測驗順序的這個問題的影響層面,其實是很低的。而且更有趣的是喔,兩次測驗都坐著的那一組,他第二次測驗的分數,竟然會比第一次測驗的分數還要低。
這就表示哦,不會因為熟悉這個測驗,而使這個分數變高。所以呢,得到了一個明確的結論,叫做「走路會比坐著更能夠激發創意」。
當我們確認了「走路」它的一個功能之後,再進一步的第二個問題,就是很多人會以為喔,其實真正引發我們創意、激發我們腦力的關鍵,不是走路;是因為走路的過程當中,會有外界的「刺激」。
所以呢,針對這個問題,究竟是「走路」本身就有幫助,還是因為走路造成的「刺激」產生幫助?就有心理學家,再做了延伸的實驗。
這次心理學家找了另外兩組人,一組呢,是要坐在輪椅上,然後他們被推到戶外,逛一逛之後接受測驗;而另外一組是待在室內,面對一面白色的牆,走路一段時間之後,再接受測驗。
實驗結果發現喔,面對牆壁慢慢走路的那一組喔,比坐輪椅被推到戶外的受試者,得到更高的分數。所以囉,再次證明「走路」這個行為,是可以激發創意的。
不過呢,這不代表「環境的刺激」是沒有幫助的,其實「戶外輪椅組」,他們所獲得的分數,跟那些一直坐在室內的參與者比較起來,「戶外輪椅組」得到的分數,仍然是比較高的。
所以談到這裡,如果想要讓自己更有創意、讓自己的腦力得到更好的發展,無論如何起身走路,哪怕是在室內逛幾圈,都會對你有很大的幫助。
當然了,如果你能夠走出去,享受一下陽光、空氣或者是綠地,那一定會是更好的。希望今天的分享,能夠帶給你一些啟發與幫助,我是凱宇。
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然而如果你對於啟點文化的商品,或課程有興趣的話,我們近期的課程,是在10月15號開課的【高難度對話的望聞問切】這一門課。
這一門課呢,會用有系統的方法,讓你學會怎麼樣看懂、聽懂眼前的人的狀態,並且透過適當的問句,引導出必要的共識。
這一門課不管運用在生活還是職場,都會為你產生關鍵性的幫助;因為畢竟行走江湖,你總是會遇到各式各樣的人。
然而,你是否能夠去實踐自己想做的事,關鍵的能力,就是你有沒有跟他人達成共識、化解差異的協作能力,這一門課期待你的加入。
在我錄音的時候呢,10月15號的這一門【高難度對話】課程,名額已經在倒數了,而且它是我在2019年的最後一期【高難度對話】。
如果你錯過的話,就要等到明年3、4月之後;所以呢,很期待你能夠把握這難得的機會,希望我能夠在10月15號的教室裡見到你;謝謝你的收聽,我們再會。
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