【在職場，寫了Email卻得不到回信？有時候，對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說，無論是開發或者聯絡，你是否準確的表達，常常決定了對方是否要回覆，也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問，他說一週前，他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫，但對方遲遲沒有回覆，眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了，到時認證要是沒拿到，公司就不能賣相關產品，造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人，卻又等不到回覆的情境，你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢？明明這些要求都很簡單啊，明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已，手指頭在鍵盤敲個幾下，就可以回信了不是嗎？為什麼都過了一週，卻還沒有消息呢？
其實，我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧，而是「#沒有理由(no reason)」，意思就是：有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事，但卻都沒解釋「為什麼」，看得他滿頭問號，覺得「我有義務做這些事嗎？」應該沒有很急吧？有時甚至遇到要求涉及機密，更讓他不知所措，乾脆統統不回，收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子：
Could you please send me the latest figure by Jan 11?（可以請你在1月11之前寄給我報告嗎？）
文法正確，但字面上因為少了「為什麼」的解釋，無法令人感受到回信的「急迫性」！
這時只要善用 so that（如此一來），在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」，例如，對方只要回信就能：解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等，對收件者「明示」若不早點回信，可能會造成的影響是什麼。
比方說：Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?（請在1月11日之前寄回報告，如此一來我們才能在截止日期前完成測試。）
看完 so that 之後的原因後，收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的，自然就會加速回信囉！
所以，想要加速對方回信，其實很簡單！就是：給對方一個理由，告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
在英文聽說讀寫中，「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧！因為不用面對面即時回應，我們有充足的時間，可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神，還有其他各類工具來幫助我們。
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陌生開發英文 在 Re: 國外業務人員- 看板Salesperson - 批踢踢實業坊 的推薦與評價
恩 個人目前從事陌生開發已經一個多月 (九月到現在)
八月初進公司的 當初的職位原本是國內業務 但因為英文還ok就變成國外業務
畢竟之前那份工作是行政內勤 跟業務一點關係都沒有
所以當國內業務的話可能也還不夠本吧 唉
總之公司還新 體制還沒完整 有研發 有製造 就是業務不足
至於舊客戶的部分因為已經有舊業務去維繫了 所以新業務負責陌生開發
而本人每天的工作就是
一堆報告: big 5, daily report, weekly report, forecast(monthly)
早上到下午三點:搜尋資料 找對的客戶 有賣公司相關產品的 尋找OEM廠商
自己建檔database 打少數電話給澳洲/亞洲客戶等等
下午三點到六點半: 開始準備狂打電話 因為大部分是歐洲客戶 有時差問題
且關鍵人物 PM 或是採購部經理通常都不會那麼早進公司
打了一個多月下來的經驗就是 通常打了沒被總機掛電話就不錯了
好不容易打成功了 總機願意接電話 但他不一定願意透漏PM或負責這樣b2b貿易的主管時
就想盡辦法跟他聊 好一點的會直接告訴你下次打來找誰 他的email等等
那就把握機會 順便可以問總機名字(但他不一定會講就是了)
畢竟有個認識的名字下次再打去他也比較不好意思拒絕
前一個月都在亂打一通
畢竟沒做過陌生開發 更沒做過業務 整個戰鬥值很低
但個人認為事先做功課是相當重要的
了解客戶的相關背景 賣的產品與自家產品的共同性
自家產品的獨特性或是價位是否比一般市面上銷售的便宜等
這樣在跟客戶切入話題時也比較好聊 客戶會覺得你不是一昧的推銷
而是願意傾聽他的需要 甚至能提供客製化的服務等等
老實說因為公司沒有教育訓練的關係 一開始進來也沒有老業務可以帶
所以大都自己學 產品的東西大部分就問PM或研發工程師
競爭者或是客戶資料就是從網路上面找 畢竟舊資料就算有一萬筆
自己沒去好好看過篩選過 全部都是垃圾
只能說這條路才剛開始 本身菜到爆
業績呢? 賣了幾個sample 然後就要去追那些買sample 尚未測試或是已測試的客戶
總之陌生開發很辛苦 國外業務其實就是一直打電話寫email
敢講有臉皮講就好 大部分外國人都願意聽的 不過電話要是對的 人也要是對的
目前打的幾個國家 俄羅斯大都相當不友善 聽到英文就掛斷
義大利人很熱情 但聽不懂他英文在說啥
德國人比較謹慎 有比較可靠的感覺但很龜毛
其他什麼東歐英國中東還是東南亞或非洲等等 有時候就是機緣
但千萬不要因為被拒絕了一次就放棄 永不放棄 只要他是對的客戶 就不能放棄
今天打不通 明天再打 明天打不通 後天再打 堅持 毅力 耐心
這樣對的客戶才不會跑掉 也不用浪費時間在不對的客戶身上
之前還把客戶分什麼ABC 後來覺得根本就沒有什麼A級客戶 B級客戶的鬼東西
客戶就分兩種 會買跟不會買
會買的要看你怎麼說服他買 甚至買更多 不會買的喔 講了一個月都是白花工夫
總之目前還在學 國貿流程那些並不是那麼重要
畢竟連客戶都沒有的話哪來的流程要弄 等遇到了 再問老業務或是PM
公司大都有制式的流程 相關的form 打PI Quotation 出貨單等等
業務要做的就是跟客戶溝通 讓客戶買公司產品 處理客戶問題 甚至客訴(目前還遇不到)
然後在公司與客戶之前取得一個平衡點 但因為本身才剛開始 業績quota相當不容易達到
只能努力賣sample 能賣一個算一個 但國外要成交的時間比國內要耗更久.........
欸 總之我廢話了一大堆也不知道在寫什麼 也不曉得有沒有幫到你 唉
反正當業務就是這樣啦 不排斥講話 能接受跟陌生人講話 那就OK拉
每打一通電話就當一個機會 樂觀 積極 努力 不懈 耐心 堅持 毅力
成功遲早都是你的 就看你要怎麼去努力囉! 加油!!
※ 引述《starfish530 (有意識地學習)》之銘言：
: 我是某私立大學英文系畢業，英國人文學科碩士畢業。
: 最近去應徵業助的工作，結果公司說因為我的英文能力不錯，
: 要把我放在國外業務人員的職缺上，
: 不過我完全沒有貿易方面的經驗，
: 雖然公司說會有人帶我但我還是很擔心，
: 因為本來的規劃是好好地當業助把流程都搞懂，
: 再慢慢往國外業務人員的方向邁進。
: 不知道大家有沒有什麼工作上的建議，
: 或者是有人沒有業助經驗就直接當上國外業務可以跟我經驗分享，
: 謝謝!
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