女生這些問題是在測試我?!滿分回答「#廢物測試」真的重要嗎?
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#大人的SmallTalk #Podcast
有些男生很在意所謂的「廢物測試」,擔心自己如果回答的不好,會在女生心中扣分。但「廢物測試」真的重要嗎?這集節目就讓 #Joe 來跟大家稍微介紹一下什麼是廢物測試,接著和大家分析,在 #長期關係 中比起這些問題,你更應該注重的事。
註:「廢物測試」是指藉由問一些難以回答的問題,來考驗追求者是否符合自己的條件的舉動。
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即使是「會議報告」,在事先用點心思設計開場,也能帶來不同的溝通效果。
首先,你一定要知道,無聊的開場,就暗示著無聊的過程,例如我們常在開會時聽到:
「大家好,現在我們就來看一下準備在美國銷售的機型吧。今天要討論的主題有三個,第一是……,由硬體部門負責,第二是……,由品管部門負責,第三是……,由軟體部門負責。那麼我們就先從硬體部門的小周開始,大家要注意聽,有任何問題都可以發問。接下來時間交給小周。」
在這分秒必爭的時代,會議進行力求快狠準,開場的黃金三十秒不能這樣用呀!
「Tell me WHY we are here 這件事很嚴重嗎?」
為了能「有效率並且凝聚注意力」,請讓幹部「聽到」你的目的。
有些中高階主管,的確會習慣直接下指令和派任務,在行程緊湊的壓力下,很少有時間對下屬解釋任何背後的「目的」。
因此,我建議分別在正方形的四格格子中間,分別寫下:「現況」、「起因」、「建議」、「共識」。
你可以試著說:「各位同仁,稍後請照著板子上四個方形的順序,分別就部門遇到的產品問題現況、起因和建議跟我們簡短地報告。報告完之後,我會詢問現場的人有沒有其他意見或建議。如果沒有,我就會在最後一格的方形寫下議題名稱,表示大家都同意了。會後若有其他意見請自行召開會議,任何決議都要全數同意(共識)才能進行。」
提供一個「看得到」的開場,讓同仁腦袋有報告的方向,尤其是最後一個寫著「確認」的方形很明顯呈現這場會議的目的:大家都必須畫押(對決策負責任)。
會議前的開場要能讓同仁立刻感受到溝通的目的為何,時間要花在刀口上,報告有清楚的方向和結論,才能真正事半功倍。
在職場,我們幾乎都會碰到簡報。如何做好簡報,也將成為你在職場出類拔萃的技能,只是從小到大我們幾乎沒有系統化地學習過如何做簡報。
因此,我們有了這兩堂「310上班族的日常簡報術」、「大人學英文:商務簡報專用的英文表達」,這不會讓大家的英文飛速提升,但卻能讓大家用自己有限的字彙,做好一次次的簡報,讓老闆刮目相看。
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近期,今年初囊括奧斯卡多項大獎的《寄生上流》在電影台重播,從中我們可以看到金氏一家媲美賈柏斯的「簡報」能力!
有看過電影的讀友都知道,片中金氏一家從無業遊民到忽然都有了工作:先是兒子代理英文家教、接著換女兒來當藝術老師(治療師?)、然後爸爸接手司機一職、再到全家用計讓媽媽也進門當管家。當然,很多人說整個安排就是個詐欺,可是,他們之所以可以說服朴家女主和男主,正是因為展現了做好簡報的最高境界:
1.你得讓別人很快知道 #你很懂,才會繼續聽你說
沒錯!成功的簡報是讓「別人」覺得你很厲害,而願意繼續聽你說,進而引起行為或想法上的改變。
試想,如果金家兒子(金基宇),在聽到朴家女主角說到小兒子之前的美術老師都做不久,只是傻傻回說「喔?你們在找美術老師啊,我妹妹也很會畫畫耶」,然後說「她的名字叫金基婷」,而不是假裝思索而唸出英文名字(Jessica),迎合朴家崇洋,然後緊接著提她剛從美國伊利諾大學唸書回國,是美術圈少見的人才喔。你覺得,女主會這麼「迫不及待」要接見她嗎?
2.簡報的每一句,都得 #事先設計過
很明顯地,這些(謊)台(言)詞都是設計過的,衝著朴家崇洋、說話隨時都要穿插英文句子的作風,是金基宇「故意」,而且是「耍心機」才脫口而出,並非想到什麼說什麼,或是單純地描述事實。
每次和企業主管開會,他們常會跟我說,最不喜歡看到下屬做簡報在「唸稿」,有趣的是,等到我去上課,同仁們也會跟我訴說他們的委曲「每次說了一堆專業的內容,老闆又不懂,然後才在那批評沒重點」。兩邊這種「你不懂我的明白」的問題,在職場上幾乎每天都在上演。
而要解決這問題,關鍵還是簡報的講者,先要正視一個殘酷的事實:
「#先說出人家想聽的,然後人家才會聽你的」
3.搞清楚老闆/ 客戶想知道的 #最終答案
我時常會問學員:「簡報最終『目的』是什麼?」
很多人直覺就會回答:「通知」老闆最新庫存狀況、「解釋」一個新的方案、「說明」新的技術等答案;接著我就會問他們:
「然後呢?通知完就好了嗎?沒有要目標聽眾採取什麼行動或改變什麼想法嗎?」
學員們這時才會驚覺說出類似「啊!不是只有通知,而是要老闆看了庫存狀況,『重新調配』廠商的進貨量」這種更深一層的答案。
在這環節最後學員就會明白,花了大把時間準備的簡報卻常不如人意的關鍵原因:
「簡報『#背後的』目的並不單純。」
學員用直覺回答的簡報目的,常是講者本身的「動作」(例:通知、解釋、說明等),但這僅僅告訴聽眾「你在做什麼」,卻無法讓聽眾明白「為什麼要做這件事」,也就是許多人在做簡報後,常會被人問一句「所以呢?重點是什麼?」。
事實上,不是你沒說重點,而是沒說出這重點「究竟是為了什麼」,就像單純報告庫存,跟希望能夠重新安排廠商的進貨量,在簡報內容的舖陳上,要下的功夫就不同!
在《寄生上流》中,基宇的爸爸在開車,聽到朴社長說管家被解僱的消息後,轉頭伸手給社長一張特別設計過的名片(簡報的視覺輔助),先是引起社長的好奇說出名片上的英文字「the care」,再到後來補充說明,這種管家派遣服務「專門只給像您一樣的VIP客戶,採會員制」和「他們也有找我,但那時已答應和您的面試,就推掉了邀請」等所有奉承的台詞,全都繞著一個目的:把金家的媽媽(忠淑)送進朴社長家。
如果金基澤只是說「喔,我太太也很會打掃喔」,單純陳述事實,也沒秀出事先準備的充滿質感的名片,並強調有錢人才請得起,或是限量獨家的申請條件等手法,想必最後,也只會換來後座的社長看著窗外的無聲回應,畢竟:
「#簡報就是一場精心設計的溝通」
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