［Taking minutes, wasting hours］人人都憎開會，但點解人人都開會？
好，新年，之前講過open office （http://bit.ly/2SsKy2N）呀，hot desk（http://bit.ly/2SxYAjy）呀之類嘅虛妄，咩revere mentorship （http://bit.ly/2SsKtfv）嘅弱智。繼續我嘅反社會理論：開會浪費時間！（預告：下次講啲乜鬼team building，特別係歐蹦嗰啲）
其實我懷疑呢個已經唔係反社會，人人都contrarian咁你同佢地相反仲係咪contrarian？企業（或任何團體）開會浪費時間，真係人人皆知。連你老細，甚至啲CEO都係咁講。但：我唔覺會少開咗。更仆街嘅係啲濕鳩高層聽啲白痴HR搵出面啲MBA天才乾收銀（咁撚醒唔自己搞間公司？），將啲乜鬼軟件開發嘅AGILE （雅居樂？）原則帶返嚟，然後就個個星期開會甚至日日講進度。傻的嗎？不如15分鐘填一次time sheet 丫。
不過作為中層員工，我其實唔多介意開會的。因為開親會我就會好有靈感寫文，我好多文都係在會之中諗，甚至寫完的。仲有可以whatsapp 溝女呀，搵下機票去日本呀，清理電話啲舊相呀等等（所以啲mobile version/app 做得差嘅真係死全家）。
經濟學人啲友真係出口成文，開兩個鐘會（四五個鐘我都開過！）等同普羅米修斯等獵鷹嚟啄自己個肝咁心情。仲好快話你知，1957年C. Northcote Parkinson已經講Parkinson’s law，「議題涉及嘅金錢，同會議上用嘅時間成反比」，即係買卷廁紙講講半個鐘，做幾億投資就三分鐘講完。文章作者（唔係我）發揚光大，提出另一推論，適用於任何十個人以上嘅會：八成人士嘅八成時間，係浪費晒嘅。正如亞馬遜嘅光頭佬CEO 講過 ”兩批法則” – 任何會議，如果兩個pizza唔夠分，就係太多心嘅。潛台詞即係十個八個人。鬼佬大食，同埋人地啲pizza有良心（或落地獄），唔係一陣風。
同樣道理，八成以上嘅會（我懷疑係十成），決定會係河馬（HIPPO）做—誰是HIPPO？HIghest Paid Person’s Opinion，與會人士中最高人工嗰個就一槌定音—留意，唔係最高級嗰個—唔同部門可能啲職級不能直接相比，但人工永遠有得比。所以人工畀梯圖重要，真係英雄所見略同，我上篇文都咁講。
眾嘍囉都唔笨，大家都知道最後都係HIPPO，高人工嘅話事，講咁多只會影響你嘅work-life balance，講完都冇人理，阻住散會，講嚟把撚。所以另一定律：超過一半人唔會講嘢，而至少一半人會玩電話。
但其實點解要請咁多唔關事嘅人，例如閣下，去開會？呢啲就共業啦。因為開會雖則仆街，但開會唔叫你更加仆街！點知你地開會講乜？部門會議，八成人有份開，剩返嗰兩成點諗？為免你妄想症拎支槍返公司掃人，唯有乜人都叫晒。
其實如何避免開會時間？都係老生常談啦，大家要prep會。應該一早發agenda啦，人人應該預備啦，唔好離題啦 – 但大家都知，老細自己都唔會！而AOB呢part 往往就係老細借題發揮，上至發表佢早近在WeChat睇到乜撚偉大故事，下至講佢最近發現有啲同事點點點。老細要離題，邊個夠膽阻佢？
其實好多會，都係開嚟唔知做乜的，好多只係一個假民主嘅過程。如果真係想知啲基層員工意見，就要真係畀佢地講嘢：但，要真係確保佢地有免於恐懼的自由。即係，咪撚個阿姐講兩句然後老闆又插嘴講十句，或者老細自己玩電話，或者老細趕住下一個會閃咗。但凡有呢啲東西，就假民主，唔開好過。
企管專家話可以提議大家之前可以匿名畀意見：我就從來唔信呢套的！匿乜撚嘢名？邊個IP send會唔知？我真係寫句大字「屌你老母全公司都知Sandy同老細上床先上到位啦」Sandy係咪照在個會度讀？就算公司唔用電郵用問卷，我都係當落晒焊，睇到邊個部門邊個填的。因為我記得啲HR定Admin派嗰時都有睇住邊個派！
另一提議就係：重要嘢講先，無聊嘢講最尾。聽落好似幾合理。頭先都講過，Parkinson’s law「議題涉及嘅金錢，同會議上用嘅時間成反比」，就係因為人有惰性，先易後難，最難搞最大件事嘅多數最尾先討論—正如你去飲都係咁，點難食嘅乳豬都係畀人掃晒的，我冇一次見到會有剩，但幾好食嘅炒飯都唔會食得晒。重要議題先講，應該係好嘅—但，老細成日遲到嘛！
但講到尾，唔令開會拖低工作效率嘅方法，好簡單，就係：唔好開。下次想開會前，唔該再問一次：係咪真係有必要？
文章作者仲提到話，而家科技先進，message group可以取代好多傳統會議功能：我就有啲保留了。你要知道，往往搵唔返邊個講過乜，又有啲撚樣鍾意錄音，仲有有時有啲仆街傳啲同工作無關的東西，好混亂的。
Perhaps because they are aware of the futility of their input, fewer than half of the people in a large office meeting will bother to speak and at least half of the attendees will at some point check their phones
aob agenda 在 【英語多益通】會議記錄裡的AOB是什麼意思？ - ETtoday 的相關結果
因此一般來說會議通常會有事先排定的流程與計畫（agenda），而agenda或許有些不同，但大致上都會有基本資訊如日期（date / time），地點（venue）， ... ... <看更多>