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回覆主管信件 在 Facebook 的最佳解答
我在瑞士有一份全職工作,工作內容是負責一個NGO教育平台的協調與編輯等。不過,我發現一年多以來,我快要練成「提醒信魔人」⋯😆
事情是這樣的。我們的平台內容是由幾百名歐洲醫生無償提供的,而且年年更新。我的任務之一便是聯繫他們,取得修訂文件。尤其,今年遇上平台大改版,交代事項較以往繁瑣。
這些醫生作者不乏是大學教授或醫學機構的成員。平日他們忙於看診、教學與行政工作,卻願意抽出寶貴的時間幫忙我們更新內容,我打從心底尊敬和感謝他們!
然而,也因為他們都是大忙人,所以許多人無法如期繳交文件。這時候,我就得寄發電郵提醒。
如我主管曾經提及的,這些作者都是義工,因此我們請求的口氣必須柔軟再柔軟。
例如,我絕不敢使用任何帶有追殺到死也要拿到資料意味的句子—「我們急需一個文件,請務必於X月X日前繳交。」
我會換句話說—「還需要一個文件(被動式)。我們期待收到資料。如果有任何問題,敬請告知我們。謝謝您的幫忙。」文末我一定會感謝再感謝。
有的作者收到第一輪提醒信便會馬上回覆,但是有的作者像住在深海的神秘生物,仍舊無聲無息⋯。
依我推測,那些醫生要不是太忙,不然就是在某個環節卡關。因此,在第二輪,我調整信件內容,提及我們願意提供協助,換個方式催繳文件。
「請問您有什麼問題或需要任何協助嗎? 關於項目A,只有您先XX,我們可以幫忙XX⋯」
這時候,有的作者會回信,告訴我需要協助的項目,而我都很樂意幫忙。
當然,在最後階段,仍舊會有零星的作者還沒完成作業。此時,我便會特別提醒他們平台的開放時間將至,我們非常希望可以收到文件。基本上,他們就會緊急處理了。
最近,在不少電郵往返後,一位德國醫師終於繳交了所有文件。他在信中特別感謝我過去寄給他的「提醒信」,幫助他完成作業。(其實,我更是感謝他的無償貢獻)
在閱讀的當下,我的心覺得好溫暖,也深刻領悟到寄發提醒信真的很有用,更是一門學問呀。
歡迎跟我分享「提醒」的小撇步,幫助我再進化。😄🙏
(附圖是我的辦公室)
我的IG https://www.instagram.com/gwenasuisse
#我的著作 社畜也可以很優雅 http://psce.pw/3nz2lh ; 瑞士不一樣
https://pse.is/HB27D ;瑞士不簡單 http://psce.pw/3p6urw
回覆主管信件 在 Facebook 的精選貼文
職場求生小技巧
如果你完成的一份工作報告或者任務,但這份任務不是那種需要立即回覆給主管的性質,此時,我建議你寄給主管的信件,要選在晚上十一點,為什麼是這個時間呢,因為代表你很認真,做到這麼晚,為何不選半夜呢,我個人覺得深夜兩點三點,就有點演戲演太多了
你會說,我主管又不會看信件的時間,錯,多數的主管都很細心,絕對會留意到,光看到寄信時間,她就會覺得你很認真,就算覺得你還是沒做好,至少會少罵你幾句
#上班就是在演戲,既然要演戲,就要演全套,不然你會被隔壁戲精同事比下去
以上職場求生小技巧給你參考
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回覆主管信件 在 Re: 職場狀況題- 看板CareerLady - 批踢踢實業坊 的推薦與評價
※ 引述《mibomom (***)》之銘言:
: 狀況1:
: 不知道在收到主管mail來的信件後,
: 大家的sop處理流程是如何呢?
: 原本我都是會在收到信件後第一時間回覆mail表示我有看到後,
: 再繼續進行後續動作.
: 不過久了有點擔心這樣的回覆信件是否不是那麼必要.
: (因為內容都只是簡單的: 是, 我會盡快處理 之類的)
: 怕會增加主管的負擔 (主管mail一天都是好幾百封)
: 所以不知道若是等事情都處理完成後,
: 再一併將結果回覆給主管也是可以的嗎?
: 因為目前有點不太清楚當主管給了一個order下去後,
: 都預期多久會收到回音?
: 是要求馬上 或是當天內有做處理即可?
這種「是,我收到了」信件太多還滿煩人的,你可以先衡量要處理多久:
1.五分鐘十分鐘可以解決的,那就處理掉再回覆結果。
2.現在在忙打算晚點處理的,可以回覆幾點前向主管報告後續進度。
總之一定要回覆,但內容儘量要具體一些。
: 狀況2:
: 在某些情形下,
: 我也會有著不知該不該回覆mail的困擾.
: 例如: 主管要求我請某某機構寄送發票來,
: 若是我第一時間已回覆信件表示我會盡快處理,
: 那麼等到收到發票後,
: 還需要另外再回覆一封信告知主管已收到發票嗎?
前一封都有說會處理了,我自己的習慣是收到後會口頭告知,
或者真的要顯示你很負責的話,我下班前會把今天主管交代的所有事項彙整成一封信,
報告進度,不管是做完或沒做完(例如發票已收到或將於何時送到)。
但是有些主管看信也不會很仔細,強烈建議要口頭報告。
: 狀況3:
: 當主管order我做一件事,
: 但事情的回覆使用mail解釋會很花費時間時,
: 我是可以直接要求與老闆口頭討論,
: 還是一樣必須先回覆mail解釋清楚比較洽當呢?
看你離老闆位置多近,我是能講清楚就會先用講的,節省時間而且是雙向溝通減少誤解。
若座位很近,我會過去請示主管現在有沒有空,是否方便讓我講解某某事項,
若沒空那我何時方便向主管報告?
若座位很遠就撥分機過去現在方不方便,說詞一樣。
同理可證,一些要請示要回報的東西稍微累積一下一次講,不要搞的很瑣碎~
: 狀況4:
: 當別部門的同事打來要求我與主管就某件事作確認時,
: 我是應該直接至主管座位旁詢問主管,
: 還是應該發mail詢問比較好呢?
你可以口頭向主管詢問,但最後回覆給其他部門同事的時候,
要用信件而且c.c.你的主管。
其實秘書和主管的關係應該是要非常密切的,理論上會很熟,
你可能剛開始比較害怕,所以很多事情綁手綁腳。
什麼事情都要用mail問,那公司幹麻裝分機呢?何況你是秘書耶~
很多秘書是要幫主管過濾電話、安排行程甚至處理比較personal的事務,
多跟你主管溝通不會有問題,但要抓清楚效率、負責任主動回報,
與瑣碎、沒能力決定事情的分界。
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