【在工作上盡力負責…就夠了嗎?】
面試中,百分之百的必考題當然就是「自我介紹」。求職者最該預先準備,也最不該出錯的橋段。
我擔任面試官時,我不會特意準備問題,而是會從應徵者的自我介紹中,找尋我有興趣的話題去深入瞭解。所以自我介紹的重要性極高,不只能讓面試官快速認識你,更可以是整場面試的預先鋪陳。
短短的幾分鐘,可能會聽到應試者的家庭背景、學歷經歷、興趣專長…但其中我最想聽到的,其實是 #態度。
有一次某團隊的行銷主管臨時請了病假,我緊急救援擔任面試官,與熱情洋溢的Claire面談。雖然她的工作經驗不多,但在自我介紹中,卻有篇幅不短的詳細說明。
「我第一份工作是業務助理,主要是幫業務維持客戶關係,並且幫業務做出貨前的細節把關。」Claire笑容可掬的說明她的工作經歷,我對這個笑起來眼睛彎彎的女孩第一印象挺不錯的。
「我習慣彙整客戶們常訂的商品、下大訂單的時間點,幫他們留意貨況,並且預先幫他們搶貨,提醒他們趕快下單,客戶們都很喜歡我喔!」Claire說明她細心工作的方式。
「所以有時候,客戶還會私底下告訴我一些競爭廠商的消息,然後我就會趕快告訴我的業務,業務都叫我『包打聽』!哈哈哈哈~」她坦率的大笑,難怪我對這場面試印象深刻,面試中笑得出聲的人還真不多。
「有些小客戶,業務會直接交給我handle。」Claire表現出被信任的得意,而不是被業務推諉工作的埋怨,我很喜歡。「還有部分工作量落在出貨前的料號核對,因為我們的產品規格很多,各個國家、不同客戶的料號都不一樣,只要出錯貨就會很麻煩,所以我是最後一道關卡的把關者。」
核對料號這種細碎的工作,在Claire口中變成一種神聖的使命,我喜歡她這種 #看重自己工作的態度。不同的介紹方式,除了表述能力上的差異之外,我認為其實是看待自己工作的方式不同。
雖然業務助理的工作內容,會依公司不同而相差甚遠,但卻很常在面試自介中被快速簡單的帶過,有時細問下還會得到「喔,就是幫忙業務key單出貨,還有幫忙業務做客戶聯絡。」這種簡略說明。
我前老闆曾開玩笑的說過:「主管偷懶我還不一定會發現,但是只要業助沒來公司,就天下大亂。」這不是玩笑話,部分主管臨時請假還不至於影響例行業務,但只要業助生病,當天出貨就有困難,所以業助是我們團隊最重要的角色無誤。但是,卻不一定每個業助都這樣看待自己的工作。
其實,不只是業助,各種職務在自介中,多少都可以聽出應徵者工作的態度,以及看待自己工作的角度。
「我負責聯絡媒體、送產品給編輯試用。」v.s「我負責讓媒體、編輯們知道每個產品的優點、市場獨特的定位,擔任產品經理與媒體之間的溝通翻譯,第一線即時回覆媒體對產品的疑問,建立公司跟媒體之間的信任關係。」這樣行銷公關工作內容的簡單陳述,如果換句話說,就可以看出工作態度的不同。
面試結果不難猜測,我大力推薦Claire給該團隊的行銷主管。這個小女生在被錄用之後的表現也可圈可點,雖然沒有任何行銷經驗,但她用非常高的規格看待自己工作,「我把自己當作產品在媒體曝光前的化妝師,以及產品經理與媒體之間的溝通翻譯」就是她曾經形容給我聽的有趣角度。
行文至此,明眼人就會發現,我在這幾篇面試文章中想談的,其實都不是 #面試技巧,而是 #工作態度與方法。
而在這篇文章中,我特別想談的是一種工作態度:#當責Accountability。
我曾經以為我最值得讚許的工作態度是「負責任」,直到我與Kate共事,精疲力竭之後,才發現「負責」還遠遠不夠,「當責」才能將事情做對而且做好。
Kate自詡為台灣牛,做所有事情都盡心盡力,常常加班,信件發出時間老是凌晨一兩點。但不知道是習慣直線思考還是怎麼的,她常把事情做對,但不一定做了對的事情。而且她總是很努力的把份內的工作做完,但卻總是我交代一件事,她就進行一件事。
詢問她活動該提供的獎項,她給了獎品項目。
那獲獎資格呢?她再傳訊告知獲獎限制。
那獲獎人數呢?下一封訊息來了人數。
那獎項預算呢?來了幾個獎品的成本預算。
最後我再開口分別問細項,這才拼湊出完整的概念。
Kate不認為她有什麼問題,她的確如實地回答了我每個詢問,而且數據上毫無差錯。但跟Kate共事讓我無比疲累,雖然交代她的事情,可以百分百保證她會如期完成,但總是覺得哪裡不對勁。而且她很常要做一件事情前就跑來問我該事項的問題,一想到就提問的節奏,常打亂我的工作進行。
Kate毫無疑問是個「負責」的工作者,但離「當責」還有好大一段距離。
什麼是當責?當責的定義是:「工作者是如何看待自己,對自己與他人所許下的承諾」。當責的人會說到做到,並且為所做的承諾擔起責任。每當承諾要完成某件事,那件事就會狀況極佳的被完成。
聽起來有點空泛,舉個實例來說吧,如果要求Kate與Claire寄送產品給媒體測試。妳可以確認Kate會準時寄出,並回報媒體露出狀況。但Claire卻會回報媒體收到與否、測試狀況如何、最喜歡產品的哪個特色,若媒體編輯對產品疑慮,她會先行去跟產品經理確認,甚至詢問工程師解決方法,處理到一個段落後,再向主管呈報現行可選擇的解決方案。
或許職務上的要求真只有「媒體聯絡與產品送測」,但是Claire這種 #要5毛給1塊 的工作態度,讓我們獲得的成果永遠超乎對這職位的預期。
很自然的,在每一波晉升審核中,主管總會優先考慮當責的Claire,而非負責的Kate。
而這種當責的工作態度,不只可以在面試的對談中可以略知一二。你可以試著敘述一下你目前的工作給旁人聽,就會發現,你對於工作的認知、態度,很容易在介紹中洩漏出秘密。
如果你是個負責的人,但卻苦惱於不知如何達到當責的程度,那麼我有個小小建議:「#加大你的守備範圍吧!」
做事細節再細一點、資料考究再深一點、評估範圍再廣一點、思考的高度再高一點…加大了守備範圍,範圍內的獲得都是自己的,我保證你往後職涯「吃香,不吃虧」。
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#Eva進階小語
#行銷總監的碎碎念
#照片好像快用光了怎麼辦
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行銷總監的碎碎念 在 女人進階
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【粗心做不來細工作、沒創意無法設計提案,是藉口?】
既然面試系列大受歡迎,那我就再多寫一些吧~但因為我待過的公司不算多,自己面試找工作的經歷也不算豐富,所以對於各種面試流程的認識也不算深。
以我粗略的認知,我知道面試前的測驗有紙筆,也有電腦,有英文能力檢驗,也有智商邏輯測試,這些通常無從準備起,單純靠實力。
而面試則有一對一、一對多、多對多等類型,必備的試題則有1~3分鐘自我介紹,中英文版本都得準備。如果中文自我介紹都講得坑坑疤疤,而被要求英文自我介紹就面有難色,笑說自己沒準備的,被面試官大扣分,就得自認準備不週,沒啥好說的。
除了「中英文自我介紹」,以及前篇提到的「你為什麼離開上一個公司」之外,還有一題必考題就是:「你的缺點是什麼?」。
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我個人喜歡把這題變型為:「你在以往的工作經驗中,發現自己最大的不足是什麼?」。
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某次面試中,有個男生回答:「我英文不太好。」句點。
我眉頭一抬,示意他繼續講,但他可能只看到我的抬頭紋,沒看懂我的示意。
「所以你打算怎麼改善呢?」我只好自己追問。
年輕男生傻愣愣地望著我,我只好延伸建議:「例如下班後進修英文?」
「對,我會這樣做。」又是一個句點,讓我忍不住要笑出來。
至於我某一任優秀的同事Betty,她在面試中表現不俗,這一題的回答就讓我記憶深刻。
「我是個比較粗心的人,記憶力不太好。」Betty羞赧地笑著說自己的缺點。「但前一份工作是秘書,需要排定董事長的細節流程,處理很多雜事,特別挑戰我的個性。」
「哇,秘書的工作聽起來比較適合細心的人,那妳怎麼改善妳的缺點呢?」有點衝突的情境,引起了我的好奇心。
「我會大量的使用便利貼。例如,我常邊講電話邊把要做的事情寫在便利貼上。」Betty明確地回答,不像是捏造虛應。「就算被董事長叫進辦公室交代事情,通常是站著用筆記本抄寫,回到座位上我也會謄寫到一張張便利貼上。」
「所以,我桌上通常滿滿都是便利貼。我下班前會把每張便利貼都做完,確認便利貼被清空,我才會下班。」Betty笑的有點尷尬,她怕我覺得這方法有點愚蠢。
「我還有個筆記本是寫追蹤事項,便利貼上是待辦事項,我如果做完了我該做的,那些要等對方回應的事情,我就會抄在筆記本上,確認完成才會劃掉。」Betty解釋完便利貼方法後,還不忘補充說明。
我非常喜歡Betty的回答,原因有兩個:
1. 了解自己的缺點,並誠實面對不閃躲
2. 缺點無法被改善沒關係,找方法解決缺點造成的問題
光是第一點,就少有人做到。我指的不是面試中不願對面試官坦承自己的缺點,而是「根本無法察覺自己在工作上的不足在哪裡」。
例如,總有人覺得自己工作不順,是因為同事推拖、不願意幫忙,是因為廠商機車、多有刁難,是因為主管沒耐性、不聽自己解釋。
卻沒發現,這些問題全部來自於本身的「溝通能力不佳、說服能力不足」,無法讓同事理解該如何有效的協助,所以只好推託;讓廠商不清楚現有執行狀況,放不下心,只好一項一項細問;無法讓主管短時間內掌握現況,自然就容易發脾氣,顯得耐性不佳。
因此,了解自己的問題在哪裡,的確是大學問。除了對自己夠坦誠、不怪罪別人並懂得自省,還要有高超的覺察力。
我很喜歡一句話:「拉高到老鷹的高度,俯瞰自己。」而且這個動作隨時都可以做。當情緒混亂時、當陷入困境時,拉高高度銳利的觀察自己,會對於釐清問題有很大的幫助。
再來是第二點:找方法,不找藉口。
我有次在公司遇到久沒談話的人資主管,她突然提起她一年前參與我的面試,對於我的回答印象深刻。
「我記得妳是理工科的,高中是自然組,大學又是接受邏輯比較強的訓練,所以妳說妳一開始行銷工作的困擾是創意不足。」HR主管很有氣質的笑著回憶,也讓我想起那場馬拉松式的面試。
前一場是多對多的高壓面試,面試官是董事長、兩位VP、人資長,6位應試者則大有來頭,還有前天從法國飛回來面試的雙博士,我的資歷應該是敬陪末座,是一場光聽大家應答就很有收穫的面試。
「妳說妳的解決方法是大量搜集創意案例,除了競爭廠商的,還有不同類型的創意,只要是吸引你注意力的,都會被你分門別類收藏。」HR主管記憶力真好,那天面試到最後,我都有點忘記我回答了些什麼。
我的確善於邏輯思考,而非創意發想。而我個人認為,個性上的缺點或是長年累積的思考模式,是非常難修正的。但這些偏差與缺點造成的「問題」,卻可以找到「方法」改善。
我習慣從已有的創意中激發自己新的創意,大量搜集案例、仔細觀察他人創意,參考而不模仿。後來在《為什麼這樣工作會快、準、好》中讀到,「創意仲介」可以說是創意發想的準則。
書中說,世上令人佩服的高度創意者,大多是知識的中介者,他們沒有天生的創意,而是把創意當作一種進出口事業。
創意大神賈伯斯Steve Jobs也說過:「創意人士只是看到某樣東西,然後拿來自然運用。他們有辦法連結過去的經驗,整合成新東西。」
刻意練習多年,現在的我也被不少人認為是「很有創意的行銷人」,這可是我幾年前不敢想像的認同呢!
所以,有缺點不可怕,可怕的是不知道自己的缺點在哪裡,有高度的自我覺察,加上多方參考他人的建議,會是不錯的方法。而坦承面對自己的缺點,只是個起點,該做的是找到方法,解決缺點所帶來的問題。
請你別再說「我就是這樣的人,沒辦法。」
我很直,不善於溝通; 我很粗心,無法做細項工作; 我沒創意,設計提案我真的不行; 我很急,做不來需要耐性的事情…這些對我來說,除了 #自我設限 之外,就只是 #不懂的找方法解決問題 罷了。
所以,我想請問您,您在以往的工作經驗中,發現自己最大的不足是什麼呢?
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【提議不被接受,是主管打壓、同事嫉妒?】
這幾年來的面試官經驗,讓我有機會見到不少優秀的應徵者,不乏談吐佳見識廣、進退得宜又有想法的上進年輕人,常覺得江山代有才人出,台灣未來有希望了。
而那種浪費時間的踩雷經歷則越來越少,大概也是面試經驗多了,在人資幫我濾掉一半不適任的履歷後,我自己進一步履歷檢視,可以再濾掉九成有疑慮的。所以,預期之外的應試者總是令我印象深刻。例如,有個耿直的很有趣的年輕女生…
「可以請妳提一下妳最不喜歡的主管類型,並解釋為什麼嗎?」我習慣在面試中問這個問題,除了可以大略知道應試者的團隊能力、向上管理的模式,也多少可以察覺到她坦承與否。
「我...我不喜歡那種不聽別人意見的主管。」年輕女生給的答案很政治正確,個人意見強烈的主管的確不討喜。我點點頭,請她進一步舉例,是否之前有類似的經驗?
「比如說我前主管,不管我建議什麼,他都不太肯聽,但偏偏他的想法很老派。像是說…我有一次跟他說IG比臉書更有效,建議公司也順便經營IG,他竟然跟我說:『妳懂什麼?』」她壓抑的氣憤太明顯,讓我不禁莞爾。
「Instagram的確很紅,尤其是你們年輕人最愛用了。」我點頭微笑。 臉書與IG雖然都是社群媒體,但經營策略不同,年齡層、圖文效果、連結導流方式,都大有不同。如果這年輕女生會希望公司使用IG,應該是有獨到的想法吧?
「那麼,妳跟他提案的時候,是怎麼提案的呢?妳…應該不是只說了一句:『IG更有效』吧?」女孩突然愣住,不知道怎麼回答我。「妳們公司本來經營臉書的KPI是什麼?換成IG也可以達成嗎?還是經營IG可以帶來其他面向的成效?還是說…妳發現公司的競爭對手有經營IG,那競爭對手的粉絲數、點閱率跟留言狀況如何?」我好奇的問,卻驚訝於她以啞然與搖頭回應我。
「公司資源有限,開發任何新的社群媒體工具之前,主管都有責任做審慎的評估。妳願意提出新的想法非常好,尤其是行銷手法推陳出新,需要敏感度高的年輕人給公司新創意。但如果妳可以整理一下幾個案例、數字、網友留言,甚至是妳自己曾經因為看了IG就有了品牌認同,或是下單購買的經驗,我想妳這個提案就可以更順利的『賣』給主管。」我誠懇地給出建議。
之前公司在社群平台上拍攝的一些影片,用了時下最流行的轉場效果,就是幾個年輕人建議我採納的,真的很吸睛呢!
他們先給我看他們拍攝的影片效果,再提供2、3個網紅的實際範例,佐以驚人的轉貼率與討論串證明,最後再現場拍幾個轉場給我看,證明簡單、快速、不需提高成本。我當下就決定接下來哪幾個影片腳本要採用新的拍攝手法,他們很開心被認同,我也很開心產品介紹影片有新意。
「否則,人家當然會覺得『妳懂什麼』啊!其實妳比他們想像的更懂,對吧?」看著沮喪的面試者,我微笑鼓勵做出結論。
「下次如果還有機會,我會像您建議的這樣去做的…」她低著頭,悻悻然地回應。
其實,願意提出對公司的建議真的很好,很多人明知公司做法老舊不實用,卻懶得出聲,覺得多一事不如少一事。但也有不少人,因為自己的提議總是沒被接受而氣憤不平,認為主管打壓、同事嫉妒,卻沒仔細想想「提案」是多麼深的學問。提出建議之前,請想想你的提案…
#解決了什麼問題
你提出的建議解決了主管哪些問題?是減少了成本,或是加快了時間、縮短了步驟,還是用一樣的資源卻提升了專案的效果?如果你的建議擊中了主管早就想消滅的痛點,提案通過的機率自然會大幅提升,反之,如果新提案帶來的效果不痛不癢,那麼主管當然反應也會不痛不癢。
#數據證明與範例
提案必定不能無中生有,數據證明、旁徵博引是一定要的。競爭者還沒使用的新方法有沒有其他產業已經看得出流行的徵兆?就算是自己的假想,多找幾個人做問卷也是一種有利的數據。或者先試做短期的小實驗,利用口碑來假設大量採用的效果,也是不錯的方法。
#成本有哪些
既有的執行方法必然會有他的沈沒成本,採用新的解決方法,就算還不需投入金錢,但可能需要投入人力資源、排擠正在進行的專案,或是會產生跨部門的溝通成本。
除了Why:為什麼要做、What:要做什麼、When:什麼時候開始做、Who:誰來做、How:如何進行,還必須要主管知道 How Much:到底要花費多少成本。如果看事情的高度不夠,無法將以上的幾個面向一次列足,把其中幾項的內容先寫下自己的初步構想,在提案中再請教主管的建議,也是可行的。
「我建議公司經營IG,因為目前臉書觸及到的年齡層介於25~45歲,IG可以接觸到15~25歲,更適合我們新系列產品的目標族群。我覺得可以綜合參考A品牌、B產品、C網紅的經營模式,他們各自的優點與效果我列出來在這裡給您參考。
目前有些臉書的圖文修改後可以使用在IG,IG影片比較適合短版的,可以把臉書的影片剪成幾段來播看看,素材可以先共用,設計部門不會新增太多工作量。因為我對社群經營蠻有興趣的,所以如果您覺得沒問題,我自告奮勇先經營3個月,之後再跟您報告,若需要進一步的資源再跟您商量。」
如果是採用這樣的提案方式,自己的創意就更容易被採用,不會老是覺得懷才不遇、主管打壓、同事嫉妒了吧?要記得,沒有什麼「理所當然的被認可」,想被接納,就用對方可以接受的語言與頻率,不是認為自己的意見十分有用到位,別人就理所當然要接受採納。
這又讓我想到《深夜加油站遇見蘇格拉底》這本書裡,很有深意的一段話:「你最好為你現在這樣的生活負責,而不是為你所受到的困境去責怪別人或環境。等你眼睛張開時,你會看到你的健康、幸福和你生活中的各種困境,大部分都是你自己一手造成的--不管是有意或無意間。」
成也自己、敗也自己,承擔起生活中所有成敗責任的,也只有自己。提出建議的成敗與否,也是一樣的。
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