我在瑞士有一份全職工作，工作內容是負責一個NGO教育平台的協調與編輯等。不過，我發現一年多以來，我快要練成「提醒信魔人」⋯😆
事情是這樣的。我們的平台內容是由幾百名歐洲醫生無償提供的，而且年年更新。我的任務之一便是聯繫他們，取得修訂文件。尤其，今年遇上平台大改版，交代事項較以往繁瑣。
這些醫生作者不乏是大學教授或醫學機構的成員。平日他們忙於看診、教學與行政工作，卻願意抽出寶貴的時間幫忙我們更新內容，我打從心底尊敬和感謝他們！
然而，也因為他們都是大忙人，所以許多人無法如期繳交文件。這時候，我就得寄發電郵提醒。
如我主管曾經提及的，這些作者都是義工，因此我們請求的口氣必須柔軟再柔軟。
例如，我絕不敢使用任何帶有追殺到死也要拿到資料意味的句子—「我們急需一個文件，請務必於X月X日前繳交。」
我會換句話說—「還需要一個文件（被動式）。我們期待收到資料。如果有任何問題，敬請告知我們。謝謝您的幫忙。」文末我一定會感謝再感謝。
有的作者收到第一輪提醒信便會馬上回覆，但是有的作者像住在深海的神秘生物，仍舊無聲無息⋯。
依我推測，那些醫生要不是太忙，不然就是在某個環節卡關。因此，在第二輪，我調整信件內容，提及我們願意提供協助，換個方式催繳文件。
「請問您有什麼問題或需要任何協助嗎？ 關於項目A，只有您先XX，我們可以幫忙XX⋯」
這時候，有的作者會回信，告訴我需要協助的項目，而我都很樂意幫忙。
當然，在最後階段，仍舊會有零星的作者還沒完成作業。此時，我便會特別提醒他們平台的開放時間將至，我們非常希望可以收到文件。基本上，他們就會緊急處理了。
最近，在不少電郵往返後，一位德國醫師終於繳交了所有文件。他在信中特別感謝我過去寄給他的「提醒信」，幫助他完成作業。（其實，我更是感謝他的無償貢獻）
在閱讀的當下，我的心覺得好溫暖，也深刻領悟到寄發提醒信真的很有用，更是一門學問呀。
歡迎跟我分享「提醒」的小撇步，幫助我再進化。😄🙏
(附圖是我的辦公室）
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